Klokkenluidersrichtlijn: alle wetgeving op een rij

Sinds 2023 moeten bedrijven met 50 werknemers of meer een meldingssysteem opzetten, waar werknemers of betrokken derden wantoestanden van het bedrijf of de organisatie kunnen melden. Het gaat dan concreet om inbreuken op bepaalde wetgevingen. Melders genieten bovendien van bescherming: hun anonimiteit en een onpartijdige opvolging van de melding moeten gegarandeerd worden.

Wanneer we het hebben over klokkenluiders, bedoelen we niet Quasimodo van de Notre Dame. In bedrijfscontext is een klokkenluider iemand die mistoestanden in zijn (voormalige) organisatie aan het licht brengt.

Zo’n klokkenluider kan een (ex-)werknemer of sollicitant zijn, maar ook een vrijwilliger, een stagiair, een zelfstandige die werkzaam is/was in de onderneming, een aandeelhouder, een bestuurder, een (onder)aannemer, een leverancier ...

De Europese klokkenluidersrichtlijn focust op het bewaken van de integriteit in een organisatie. Wantoestanden moeten volgens deze richtlijn aan het licht kunnen komen via een klokkenluider, die daarvoor de nodige bescherming en anonimiteit zou moeten krijgen.

België zet de Europese klokkenluidersrichtlijn concreet om in een wetgeving voor privébedrijven. Deze wet trad op 15 februari 2023 in werking.

De Belgische wetgeving verplicht privébedrijven met minimaal 50 werknemers om meldingskanalen op te zetten. Zo kunnen inbreuken op bepaalde wetgevingen binnen private organisaties al in een vroeg stadium opgespoord en behandeld worden. Tegelijkertijd biedt dit systeem een doeltreffende bescherming aan klokkenluiders.

Organisaties en bedrijven met 50 werknemers of meer werden verplicht om in de loop van 2023 zo’n meldingskanaal op te zetten.

Een melder geniet bescherming wanneer hij of zij een inbreuk op de volgende wetgevingen meldt:

• overheidsopdrachten

• financiële diensten, producten en markten

• voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering

• productveiligheid en -conformiteit

• veiligheid van het vervoer

• bescherming van het milieu

• stralingsbescherming en nucleaire veiligheid

• veiligheid van levensmiddelen

• veiligheid van diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn

• volksgezondheid

• consumentenbescherming

• bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens

• beveiliging van netwerk- en informatiesystemen

• bestrijding van belastingfraude

• sociale fraudebestrijding

• de financiële belangen van de Europese Unie

• inbreuken in verband met de Europese interne markt

Onder concrete voorwaarden krijgt de melder ook bescherming tegen represailles of wraakacties. Denk dan bijvoorbeeld aan ontslagbescherming, maar ook aan bescherming tegen schorsing, degradatie, weigering van promotie, pesterijen, uitsluiting, discriminatie, nadelige behandeling, vroegtijdige beëindiging of opzegging van een contract voor levering van bepaalde goederen of diensten.

De beschermingsmaatregelen gelden ook voor personen die verbonden zijn met de melder(s). We hebben het dan onder andere over collega’s, familieleden of personen die de melder bijstaan. Ook zij kunnen namelijk het slachtoffer worden van represailles in een werkcontext.

De wet legt organisaties, bedrijven en de overheid een verplichting op om meldingskanalen te installeren. Die meldingskanalen moeten voldoen aan bepaalde vereisten inzake beveiliging, geheimhouding, zorgvuldigheid en onpartijdigheid. Dit om de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder – en van eventueel genoemde derden – én de onpartijdige opvolging van een melding te garanderen. Niet-gemachtigde personeelsleden mogen geen toegang hebben tot de gemelde inbreuken.

Je personeelszaken moeten altijd in regel zijn met de GDPR-wetgeving. Je leest hier alles wat je daarover moet weten.

Klokkenluiders moeten hun bezorgdheden schriftelijk (online, per post ...) of mondeling (telefonisch, face to face ...) kenbaar kunnen maken. 

Dat kan ofwel intern ofwel via een extern, onafhankelijk en uitbesteed systeem. De instanties die optreden als bevoegde autoriteit voor het ontvangen van externe meldingen, zijn voornamelijk (federale) overheidsdiensten zoals het RIZIV, de RVA, de RSZ en de SIOD. Zij staan in voor het onderzoek en de controle van de meldingen. Ook kunnen zij eventuele sancties opleggen. De Federale Ombudsman is belast met de coördinatie van externe meldingen in de private sector en treedt op als ‘default’ autoriteit.

Bij interne meldingen zijn ondernemingen verplicht om een onpartijdige persoon of afdeling aan te stellen die bevoegd is voor de opvolging van de meldingen, en dat binnen bepaalde termijnen. Organisaties met minstens 50 werknemers moeten naast hun intern meldingssysteem een register bijhouden van elke ontvangen melding.

Onder bepaalde voorwaarden en enkel als ultimum remedium, kan een melder de mogelijkheid hebben om de informatie openbaar te maken.

Hoe je binnen je onderneming het meldingsproces wil organiseren, wordt beslist in onderling overleg met sociale partners. Klik hier om meer te weten te komen over juridisch en sociaal overleg.

Alle belanghebbenden moeten geïnformeerd zijn over de beschikbare meldingskanalen. Als werkgever moet je dan ook instaan voor duidelijke en toegankelijke informatie aan de werknemers, maar ook aan derden zoals externe dienstverleners. Die informatie kan bijvoorbeeld geboden worden via het arbeidsreglement.

Weten wat de klokkenluidersrichtlijn exact inhoudt en hoe je eraan voldoet, ontdekken wat jouw verplichtingen zijn als werkgever en leren inschatten welke risico’s deze policy met zich meebrengt? Bekijk ons webinar!