Jobstudent aannemen? Kosten & voorwaarden studentenarbeid

Een jobstudent aannemen in drukke periodes is voor een werkgever vaak voordeliger dan werken met flexi-jobs. Maar er komt wel wat papierwerk bij kijken. Acerta bundelt alle verplichtingen, voordelen en voorwaarden voor een sterk jobstudentenbeleid in jouw organisatie!

Een student in dienst nemen tijdens piek- of vakantieperiodes? Dat is een slim idee. Je betaalt immers enkel een solidariteitsbijdrage op hun brutoloon. 

Er zijn wel enkele voorwaarden:

• De minimumleeftijd van de student is 15 jaar en moet daarbij de eerste twee jaren van het middelbaar onderwijs afgevinkt hebben. Anders mag het pas vanaf 16 jaar.

• De ingeschreven student heeft een hoofdstatuut van student in een middelbare school, hogeronderwijsinstelling of bereidt zich voor op de examencommissie. 

• Er is geen maximumleeftijd.

Door deze wettelijke bepaling vallen studenten uit het avondonderwijs helaas uit de boot.

In de sociale wetgeving staat geen enkele bepaling die het werk van studenten aan de kassa verbiedt, zelfs niet onder 18 jaar. Indien je een winkel hebt, dan kan je dus rechtsgeldig een student van 16 jaar aanwerven voor kassawerk. Je mag echter niet uit het oog verliezen dat de persoonlijke aansprakelijkheid, zowel burgerlijk als strafrechtelijk, pas verworven wordt op 18-jarige leeftijd. Is er sprake van diefstal? Dan is het moeilijker om de minderjarige aansprakelijk te stellen. Schat je jobstudent dus goed in!

De meeste studenten die bij je in dienst komen, werken onder het statuut van jobstudent. Ze kunnen gedurende 600 uren per jaar in een RSZ- en fiscaalvriendelijk statuut bij je aan de slag. Maar je kan je studenten ook als gelegenheidswerknemers inzetten met een schriftelijke studentenovereenkomst. 

Een gelegenheidswerknemer kan maximaal 50 dagen werken onder dit statuut en nooit meer dan twee opeenvolgende dagen bij dezelfde werkgever. Een gelijkaardige regeling geldt voor de land- en tuinbouw met respectievelijk maximaal 30 en 65 dagen (eventueel met bijkomende dagen in de witloofteelt of de champignonteelt), met de gewone RSZ-bijdragen berekend op het respectievelijke dagforfait land- of tuinbouw. 

Je kan het statuut van jobstudent en gelegenheidsarbeid zelfs vrij met elkaar combineren, enkel niet op hetzelfde moment. De solidariteitsbijdrage die je betaalt voor een jobstudent blijft wel voordeliger dan het RSZ-forfait voor gelegenheidsarbeid.

Een jobstudent is daarbij ook vrij om de inkomsten die hij of zij als student-zelfstandige verdient, te combineren met de inkomsten als jobstudent, zolang hij of zij niet meer dan 600 uren werkt onder een studentencontract.

Het is ook mogelijk om jongeren in te zetten als monitor of animator in de socio-culturele sector. Denk aan speelpleinwerking of sportkampen. Ze kunnen in principe gedurende maximaal 25 dagen per jaar met dagcontracten werken. Het grote voordeel? Je bent op het loon voor deze dagen geen sociale zekerheidsbijdragen verschuldigd, op voorwaarde dat de tewerkstelling wordt aangegeven met een Dimona type A17. Dit statuut is cumuleerbaar met de gunstige regeling voor jobstudenten, mits enkele specifieke bepalingen in de arbeidsovereenkomst.

Elke jongere mag vanaf het jaar waarin hij of zij 16 wordt als vrijwilliger aan de slag. Let wel, jobstudenten kunnen enkel als vrijwilliger actief zijn als de vrijwilligersactiviteiten niet in het verlengde liggen van de activiteiten die zij normaal uitvoeren in het kader van hun studentenovereenkomst. Een vrijwilligersfunctie is nooit betaald, je kan enkel een onkostenvergoeding aanbieden.

Studenten komen in beginsel niet in aanmerking om verenigingswerk uit te oefenen. Of toch: enkel wanneer een student in de 12 tot 9 maanden voorafgaand aan de start van het verenigingswerk minstens één dag als werknemer actief was (via een dagcontract artikel 17) en minstens 18 jaar oud is. Je betaalt een minimumvergoeding van 5,10 euro per uur waarop slechts beperkte (para)fiscale inhoudingen verschuldigd zijn. 

Neem je iemand aan onder een IBO-contract? Dan gelden er weer andere regels. Lees er hier alles over.

Minderjarigen die deeltijds leerplichtig zijn, komen onder voorwaarden in aanmerking als jobstudent.  Sinds 1 juli 2017 geldt dat ook voor jongeren in een stelsel alternerend leren. Je kan dus een stagiair(e) aannemen én die in de zomermaanden laten terugkeren als jobstudent. Al hangen daar wel enkele cumulatieve voorwaarden aan vast:

• de leerling volgt onderwijs met enerzijds een theoretische opleiding in een onderwijsinstelling of opleidingscentrum, ingericht, gesubsidieerd of erkend door de bevoegde overheid, en anderzijds een praktische opleiding op een werkplek;

• de studentenovereenkomst wordt gesloten met een andere werkgever dan deze waarbij hij zijn praktische opleiding volgt op de werkplek. Deze regel geldt niet voor de zomermaanden juli en augustus zodat de jongere ook bij de stagegever een vakantiejob kan doen;

• de prestaties als student vinden plaats buiten de verplichte uren op school of de werkplek;

• de student heeft geen werkloosheidsuitkering of inschakelingsuitkering.

Een jobstudent kan in 2023 en 2024 maximaal 600 uren per kalenderjaar aan de slag onder het voordelige studententarief. Vergeet dus zeker geen attest te vragen aan je leerling om na te gaan of deze uren gedurende het jaar niet elders werden gepresteerd of door een andere werkgever gereserveerd zijn.

Het loon dat je uitbetaalt aan je student is vastgelegd in de cao, gesloten door het paritair comité waaronder je bedrijf valt. Zijn er geen specifieke barema’s vastgelegd voor studenten? Dan heeft die recht op het gemiddelde maandloon. Een jobstudent krijgt daarbij ook een vergoeding van het woon-werkverkeer en een onkostenvergoeding. 

Voor de eindejaarspremie en andere extralegale voordelen – naast de onkostenvergoeding of reiskosten – ga je ook best na wat het paritair comité voorschrijft. Zegt het barema niets specifiek? Dan hebben ze precies dezelfde rechten als de andere werknemers. De toegang tot een eindejaarspremie of andere extralegale voordelen is vaak afhankelijk van een minimale anciënniteit in de onderneming. Ook voor studenten.

Een jobstudent aanwerven is fiscaal en sociaal voordelig wanneer de student maximaal 600 uur per jaar presteert. Dat geldt zeker ook nog voor 2023 en 2024. Op deze gepresteerde uren betaal je als werkgever enkel een solidariteitsbijdrage van 5,42%. Daarnaast is er 2,71% ten laste van de student. Deze 600 uren zijn vrijgesteld van bedrijfsvoorheffing, maar niet voor de eindbelasting van de student. Op de netto belastbare bezoldigingen die de belastingvrije som overstijgen, is de student bijgevolg inkomstenbelasting verschuldigd.

Werkt een student meer dan 600 uren? Dan spreken we van een werkstudent in plaats van een jobstudent en gelden de gewone sociale zekerheidsbijdragen vanaf 601 uur. Wat de kinderbijslag betreft, kunnen studenten in Vlaanderen in 2023 en 2024 tot 600 uur studentenarbeid presteren zonder een schorsing van het recht op het groeipakket.

In de zorgsectoren geldt de volledige neutralisatie van de uren die een student presteert gedurende het eerste kwartaal van 2023. Deze uren worden niet aangerekend op het studentencontingent. De verdiende bezoldiging telt hierbij bovendien niet mee om te bepalen of men nog persoon ten laste kan zijn.

Voor jobstudenten vraag je tijdig een sociale aangifte Dimona STU aan. Ben je te laat? Dan raak je het voordeel van de solidariteitsbijdragen kwijt. Doe dat dus vóór het moment dat de jobstudent bij jou begint. 

Eens je het statuut bepaald hebt en de Dimona-aangifte in orde is, kan je overgaan tot het opstellen van het arbeidscontract. Dat gebeurt schriftelijk, in twee exemplaren en gaat altijd over een contract van bepaalde duur, zonder maximumduur. Blijft je jobstudent langer dan twaalf maanden aan boord? Dan vervallen de regels voor studentenarbeid. Voor studenten via een uitzendkantoor, blijft het kantoor de werkgever en geldt voor jou zowel de wetgeving rond studentenarbeid als de wetgeving rond uitzendarbeid. Bij het ondertekenen van het contract bezorg je ook een arbeidsreglement aan de student.

Een proefperiode is een periode bij aanvang van de arbeidsovereenkomst waarin zowel de werkgever als de werknemer de overeenkomst kunnen beëindigen zonder opzegtermijn of vergoeding. 

De eerste drie dagen van elke studentenovereenkomst is de proefperiode. Let op: het gaat om werkelijk gewerkte dagen en niet om kalenderdagen. Sinds 10 november 2022 ben je verplicht om de duur en de voorwaarden van de proeftijd te vermelden in de arbeidsovereenkomst voor studenten als je er gebruik van wilt maken.

Wil je na dag twee van de proefperiode de overeenkomst beëindigen? Dat kan. Stuur zeker een aangetekend schrijven naar de student waarin je kenbaar maakt dat je de arbeidsovereenkomst wil afsluiten tijdens de proefperiode, zonder opzeg of vergoeding. Let erop dat de student geen extra dag komt werken naast de drie dagen die tot de proefperiode behoren. 

• Wanneer jij als werkgever het contract opzegt bij een contractduur van minder dan een maand bedraagt de opzeg drie dagen. 

• Wanneer de contractduur langer is dan een maand, bedraagt de opzeg zeven dagen. 

• Zegt de student het contract op? Bij een contractduur van minder dan een maand bedraagt de opzeg één dag, langer dan een maand drie dagen.

Een werknemer die ziek is, heeft recht op een gewaarborgd loon. Of dat voor je student ook het geval is, zal afhankelijk zijn van het statuut (arbeider of bediende) en de duurtijd van de arbeidsovereenkomst. Een student-arbeider heeft pas recht op gewaarborgd loon bij ziekte als hij op het moment dat hij ziek wordt minstens één maand ononderbroken in dienst was. We tellen dit van dag tot dag. Je bent daarbij ook verplicht om een arbeidsongevallenverzekering af te sluiten voor jobstudenten.

De student is verbonden met een arbeidsovereenkomst en valt onder de Arbeidsovereenkomstenwet en de bijhorende Feestdagenwet van 4 januari 1974. Volgens deze wet zijn er tien wettelijke feestdagen. Valt een feestdag in de periode dat de student bij jou aan de slag is, dan mag de jobstudent thuisblijven en betaal je een feestdagloon. Werkt de student deeltijds, dan zal je enkel de feestdag die samenvalt met zijn uurrooster moeten betalen. Indien de feestdag valt in een periode van de schorsing van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst (bv. ziekte), is het recht op feestdagloon afhankelijk van de oorzaak van de schorsing. 

Daarnaast heeft de student ook recht op feestdagloon voor de feestdagen die vallen binnen de 30 dagen na het begin van de schorsing. Het recht is beperkt tot loon voor de feestdagen die vallen binnen de 14 dagen na bijvoorbeeld kort verzuim of tijdelijke overmacht. Wanneer een feestdag valt na het einde van de arbeidsovereenkomst, kan de student in veel gevallen nog een feestdagloon genieten. Dit recht is afhankelijk van hoelang de student in dienst was. Was dat minder dan 15 dagen? Dan vervalt het recht. En ook bij beëindiging door een dringende reden of wanneer de jobstudent deze zelf opzegt, moet je de feestdag niet betalen. Studenten hebben geen recht op betaalde vakantie, aangezien ze geen sociale zekerheidsbijdragen betalen.