Kostenvergoedingen binnenlandse dienstreizen: aanpassing fiscale forfaits

Werknemers uit de privésector die zich omwille van beroepsredenen verplaatsen binnen België kunnen daarvoor een kostenvergoeding krijgen van hun werkgever. Om te vermijden dat de werkelijk gemaakte kosten steeds bewezen moeten worden, mogen werkgevers forfaitaire kostenvergoedingen toekennen.

De fiscus aanvaardt dat werkgevers uit de privésector gebruik maken van de forfaitaire kostenvergoedingen die de federale ambtenaren krijgen voor vergelijkbare beroepsverplaatsingen. Uiteraard moeten hiervoor een aantal voorwaarden worden nageleefd.

De forfaitaire kostenvergoedingen wijzigen als volgt:

Deze forfaits worden geacht de kleine kosten verbonden aan de beroepsverplaatsing te dekken, met uitzondering van de verplaatsingskosten zelf. Het gaat in hoofdzaak over maaltijdkosten onderweg. Dit brengt met zich mee dat indien een werknemer voor dezelfde dag afwezigheid bijvoorbeeld ook maaltijdcheques krijgt, de toegekende forfaitaire vergoeding moet worden verminderd met de werkgeversbijdrage in de maaltijdcheque. Dezelfde kost mag immers slechts één keer terugbetaald worden.

Indien de werknemer moet overnachten, en zijn logies zelf moet betalen, kan een vrijgestelde, aanvullende vergoeding van 152,99 euro/nacht worden betaald.

Deze vergoeding kan ook toegekend worden door vennootschappen aan hun bedrijfsleiders. De hoger beschreven principes gelden analoog.

De hoger vermelde bedragen worden aanvaard door de fiscus. De RSZ hanteert eigen (afwijkende) regels en bedragen voor de toekenning van kostenvergoedingen aan werknemers die in opdracht van hun werkgever afwezig zijn van hun werkplek. Deze vergoedingen liggen lager dan de aangepaste, fiscale bedragen. Je beperkt je dus best tot de bedragen die de RSZ aanvaardt.

Voor bedrijfsleiders spelen deze RSZ-beperkingen natuurlijk niet. In dat geval is het dus mogelijk om het volledige fiscale forfait toe te kennen.

Vanaf 1 januari 2024 krijgen de federale ambtenaren onder bepaalde voorwaarden maaltijdcheques (maatregel ingevoerd door het KB van 26 oktober 2023, BS 31 oktober 2023). Dit heeft tot gevolg dat de dagelijkse forfaitaire vergoeding (die de maaltijdkosten dekt) vanaf dit moment afgeschaft wordt voor deze ambtenaren. Concreet doet men dit door de artikelen 83 tot en met 85 van het KB van 13 juli 2017 op te heffen. Maar dat waren ook de artikelen waar de analoge toepassing voor de privésector op was gebaseerd. Bijgevolg rees de vraag of deze wijziging dan ook impact zou hebben op de werkgevers uit de privésector.

De FOD Financiën nam intussen elke onzekerheid weg door middel van een circulaire. Daarin bevestigt ze dat het (te indexeren) bedrag van 10 euro/dag verder beschouwd zal worden als kostenvergoeding gebaseerd op een ernstige norm voor werkgevers uit de privésector. Dit geldt op voorwaarde dat:

• de dienstverplaatsing minimaal 6 uur duurt;
• de dienstverplaatsing er geen aanleiding toe geeft dat de werkgever of een derde de kost van de maaltijd op zich neemt;
• de dienstverplaatsing geen aanleiding geeft tot enig ander voordeel om maaltijdkosten te dekken (bv. wanneer de werknemer toegang heeft tot een bedrijfsrestaurant dat verbonden is aan de werkgever).

Dit basisbedrag zal ook na 1 januari 2024 verder geïndexeerd worden (‘virtueel dagelijks bedrag’).

_{Bron:
Circulaire 2023/C/98 van 7 december 2023 over de vergoedingen voor verblijfkosten in België}