Meer infoplichten voor werkgevers over de arbeidsrelatie

Dit recht vindt zijn oorsprong in een Richtlijn van de Europese Unie uit 1991, en is uitgebreid door een Richtlijn uit 2019.

Op 29 september werd een wetsontwerp, die de Richtlijn uit 2019 gedeeltelijk omzet in het Belgisch recht, goedgekeurd in het parlement.

Deze nieuwe wet bepaalt wat je als werkgever moet doen om in orde te zijn met de nieuwe infoplichten.

Deze infoplichten gelden voor alle werkgevers in alle sectoren, zowel privé als publiek.

Opgelet, als je medewerkers hebt die, tegen loon en onder jouw gezag arbeid verrichten , maar geen arbeidsovereenkomst met jou hebben gesloten, hebben zij ook recht op deze info. Dit is bijvoorbeeld het geval bij statutaire ambtenaren in de publieke sector. Deze info is dus niet voorbehouden voor werknemers met een arbeidsovereenkomst.

Deze nieuwe regels over infoplichten van werkgevers zullen in werking treden op 10 november 2022 (dit is tien dagen na de publicatie van de nieuwe wet in het Belgisch Staatsblad).

Er is wel een onderscheid tussen nieuwe en bestaande medewerkers:

• De nieuwe medewerkers: dit zijn de medewerkers met wie je een arbeidsrelatie (arbeidsovereenkomst of andere) aangaat ten vroegste op 10 november 2022.
  Aan je nieuwe medewerkers moet je in elk geval de informatie geven binnen de wettelijke termijn (zie verderop in dit nieuwsbericht).
• De bestaande medewerkers: dit zijn de medewerkers met wie je al een arbeidsrelatie had vóór 10 november 2022.
  Je moet de informatie alleen bezorgen aan je bestaande medewerkers die je daar uitdrukkelijk om vragen. De wettelijke termijn om de informatie te bezorgen vangt in dat geval aan op de dag van het verzoek van je medewerker.

De informatie die je op individuele basis moet bezorgen aan je medewerkers, is onderverdeeld in drie categorieën. In de meeste gevallen zal enkel de eerste categorie aan de orde zijn.

• De “basis”-informatie: alle werkgevers moeten deze informatie bezorgen aan al hun medewerkers. (Zie wel hoger voor het onderscheid tussen nieuwe en bestaande medewerkers.)
   
• De “collectieve” informatie moet je enkel individueel bezorgen als je medewerkers tewerkstelt die buiten de arbeidsreglementenwet vallen: het gaat onder meer over dienstboden, het varend personeel van de visserijbedrijven en werknemers aangeworven in het kader van een PWA-arbeidsovereenkomst. Aan deze medewerkers moet je zowel de “basis”-informatie geven, als de “collectieve” informatie.
  
  Voor je medewerkers die wél onder het toepassingsgebied vallen van de arbeidsreglementenwet, moet je deze collectieve informatie opnemen in het arbeidsreglement van je onderneming.
   
• De “internationale” informatie komt enkel aan bod als je medewerker langer dan vier opeenvolgende weken moet werken in het buitenland. In dat geval moet je deze “internationale” informatie als bijkomende informatie aan je medewerker bezorgen.

Voor de elementen waarvoor de wet dit toelaat, mag de informatie worden gegeven via een verwijzing naar de wettelijke of reglementaire bepalingen en/of collectieve arbeidsovereenkomsten die het betrokken informatie-element regelen.

Welke informatie moet je nu precies bezorgen aan je medewerker? Hierna een samenvatting van de topics (verkort weergegeven):

“Basis”-informatie voor al je medewerkers:

• de identiteit van de partijen bij de arbeidsrelatie
• de plaats van het werk
• de hoofdzakelijke functie van je medewerker
• de titel, rang, hoedanigheid of categorie van de arbeid van je medewerker, en eventueel ook de beknopte kenmerken of omschrijving van de arbeid
• de aanvangsdatum van de arbeidsrelatie
• als het een arbeidsrelatie met een bepaalde duur is: de einddatum of de verwachte duur
• de loonbestanddelen en de betaling
• de extralegale voordelen inzake sociale zekerheid die je aanbiedt en waarop je medewerker recht heeft
• als van toepassing: de duur en nadere regels over de proeftijd
• bepaalde informatie over werkroosters, meeruren en overuren

“Collectieve” informatie voor je (eventuele) medewerkers die buiten het arbeidsreglement vallen:

• het door jou aangeboden recht op opleiding
• de regels over jaarlijkse vakantie
• de regels over de beëindiging van de arbeidsrelatie door jou of je medewerker
• de ondernemings-cao’s en/of collectieve akkoorden over de werkomstandigheden
• het bevoegde paritair orgaan waarin andere cao’s zijn gesloten over de werkomstandigheden
• de bevoegde sociale zekerheidsinstelling

“Internationale” informatie voor je medewerkers die je voor langer dan vier opeenvolgende weken naar het buitenland stuurt:

• het land of de landen waar het werk in het buitenland moet worden verricht
• de verwachte duur van de tewerkstelling van je medewerker in het buitenland
• de munteenheid waarin het loon je medewerker wordt uitbetaald
• als van toepassing: de voordelen in geld of in natura die aan de werkopdrachten in het buitenland verbonden zijn
• informatie over de terugkeer van je medewerker

Gaat het om een detachering naar een andere EU-lidstaat, dan moet je daarnaast ook de volgende informatie meegeven aan je medewerker:

• het loon waarop je medewerker recht heeft volgens het toepasselijke geldende recht van die ontvangende EU-lidstaat
• als van toepassing: alle toeslagen in verband met de detachering waarop je medewerker recht heeft
• als van toepassing: alle regels over de vergoeding van de reis-, verblijf- en maaltijdkosten van je medewerker
• de link naar de enige officiële nationale website van EU-lidstaat waar je medewerker werkt. Op die website wordt uitgelegd welke voorwaarden in dat land gelden voor gedetacheerde medewerkers, en hoe de lokale autoriteiten kunnen worden bereikt

De “basis”-informatie moet je aan je (nieuwe) medewerker bezorgen ten laatste op de eerste dag van zijn tewerkstelling. Met de eerste dag van tewerkstelling wordt hier bedoeld de eerste dag van de normaal voorziene tewerkstelling van de betrokken medewerker. Is de medewerker bijvoorbeeld ziek op die eerste dag, dan moet de informatie hem toch ten laatste op die dag bezorgd zijn.

De “collectieve” informatie moet je aan je (nieuwe) medewerker tijdens de eerste maand van de arbeidsrelatie

De “internationale” informatie moet je aan je medewerker bezorgen vooraleer je medewerker naar het buitenland vertrekt.

Je moet de informatie op schriftelijke wijze aan je medewerker bezorgen, via één of meerdere documenten. Je mag de informatie ook elektronisch bezorgen, op voorwaarde dat die informatie toegankelijk is voor je medewerker en hij deze informatie kan opslaan en afdrukken.

Je kiest zelf via welk(e) document(en) je de informatie bezorgt aan je medewerker: de individuele arbeidsovereenkomst en/of één of meerdere andere documenten (bijvoorbeeld een Word-bestand dat je per e-mail naar je medewerker verstuurt). Informatie die al is vermeld in de arbeidsovereenkomst zelf, moet je uiteraard geen tweede keer bezorgen aan je medewerker.

Als je ervoor kiest om de informatie aan je medewerkers te bezorgen via een ander document dan de arbeidsovereenkomst, dan heeft dat document een louter informatieve functie, namelijk het dient om je medewerker te informeren over de voorwaarden van zijn arbeidsrelatie. Het is dus zeker niet mogelijk om via zo’n informatiedocument eenzijdige wijzigingen aan te brengen aan de arbeidsvoorwaarden die de arbeidsovereenkomst bepaalt.

Zorg ervoor dat je een bewijs hebt dat je deze informatie hebt overgemaakt aan je medewerkers en/of dat zij deze informatie hebben ontvangen. Je moet dus kunnen bewijzen dat je het document of de documenten aan je medewerker hebt bezorgd, of dat je medewerker het document of de documenten heeft ontvangen, en wat de inhoud ervan was.

Het kan zich natuurlijk voordoen dat de informatie die je aan je medewerker hebt bezorgd, achteraf nog wijzigt.

Wat moet je dan doen?

De wet verplicht je om elke wijziging van de bezorgde informatie zo snel mogelijk aan je medewerker te bezorgen. Je doet dit via een wijziging van het document waarin je die informatie eerst meedeelde. Je moet die update aan je medewerker bezorgen, zo snel mogelijk en ten laatste op de dag waarop de wijziging van kracht wordt.

Houd het bewijs bij dat je deze update hebt bezorgd aan je medewerker, of dat je medewerker deze update heeft ontvangen, en wat de inhoud ervan was.

Hierop bestaat wel één uitzondering: de verplichting om als werkgever de informatie te updaten is niet van toepassing als de wijziging louter het gevolg is van een wijziging van de wettelijke of reglementaire bepalingen of collectieve arbeidsovereenkomsten waarnaar het betrokken document verwijst.

Als je de bovenstaande infoplichten niet naleeft, riskeer je een administratieve of strafrechtelijke geldboete, die bovendien zal worden vermenigvuldigd met het aantal betrokken medewerkers.

Meer bepaald kan je een sanctie oplopen als je:

• de voorgeschreven informatie niet of te laat bezorgt aan je medewerker;
• je medewerker onvolledige of onjuiste informatie geeft;
• de informatie niet op de voorgeschreven wijze bezorgt aan je medewerker;
• je medewerker niet tijdig informeert over wijzigingen van de bezorgde informatie.

Zorg er dus voor dat je je nieuwe medewerkers, en op hun verzoek ook je bestaande medewerkers, tijdig de juiste informatie geeft.

_{^Bron:
Hoofdstukken 2, 6 en 7 van de wet van 7 oktober 2022 houdende gedeeltelijke omzetting van Richtlijn (EU) 2019/1152 van het Europees Parlement en de Raad van 20 juni 2019 betreffende transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden in de Europese Unie, BS 31 oktober 2022}