Onbetaald verlof of verlof zonder wedde: zo werkt het

Heeft je werknemer nood aan extra vakantiedagen of wil je medewerker een pauze inlassen in zijn of haar loopbaan maar voldoet het aantal wettelijke vakantiedagen niet? Dan is onbetaald verlof een interessant alternatief. Maar let wel op voor de gevolgen die verlof zonder wedde met zich meebrengt...

De naam zegt het zelf: een werknemer neemt verlof, maar krijgt er geen salaris voor. Als werkgever hoef je dus geen loon te betalen. Onbetaald verlof wordt daarom ook weleens verlof zonder wedde genoemd.

Bij onbetaald verlof krijgt je werknemer gedurende een afgesproken periode geen loon, in tegenstelling tot wettelijke vakantiedagen en – in de bouwsector – collectief bouwverlof. Dan heeft de werknemer namelijk het recht om niet te werken mét behoud van het loon. Ook bij kort verzuim, wanneer de werknemer recht heeft om bijvoorbeeld familiegebeurtenissen bij te wonen, is er behoud van het loon.

De redenen om onbetaald verlof te nemen, kunnen heel uiteenlopend zijn: van te weinig betaalde vakantiedagen tot het inlassen van een pauze in de loopbaan. Werkgevers daarentegen kunnen hun werknemers vragen om onbetaald verlof te nemen, om zo hun loonkost tijdelijk te doen zakken.

Werknemers kunnen tijdens hun onbetaald verlof elders een interimjob uitoefenen. Ze zijn dan tijdelijk verbonden met verschillende werkgevers. De enige vereiste is dat je als werknemer geen daden van oneerlijke concurrentie verricht.

Onbetaald verlof is een afspraak tussen werkgever en werknemer. Onderling komen jullie overeen wanneer het onbetaald verlof begint en wanneer het eindigt.

Het is mogelijk een periode van onbetaald verlof van één dag af te spreken, maar het kan evengoed voor één jaar zijn. Of zelfs langer.

Een werknemer kan onbetaald verlof aanvragen, maar mag dit niet afdwingen. Met andere woorden: de werkgever kan een aanvraag altijd weigeren. Ook het omgekeerde is mogelijk: een werkgever kan aan de werknemer vragen om onbetaald verlof te nemen. Dat kan interessant zijn wanneer er bijvoorbeeld tijdelijk weinig werk is en er binnen de organisatie niet meteen de mogelijkheid is om tijdelijke werkloosheid te organiseren. In zo’n geval heeft de werkgever dus tijdelijk niet de verplichting om werk te verschaffen en loon te betalen. Al kan dat uiteraard enkel met akkoord van de werknemer.

De regeling voor de opname van onbetaald verlof voor het gemeente- en provinciepersoneel en het personeel van de Vlaamse OCMW’s verschilt enigszins van de privésector. Deze regeling is een aanvulling op het Vlaamse zorgkrediet. Lokale besturen kunnen modaliteiten opnemen in hun eigen rechtspositieregeling.

Sinds 1 februari 2017 bestaat voor het personeel van de lokale besturen – gemeente-, provincie- en OCMW-werknemers – een recht om tijdens de loopbaan twaalf maanden voltijds onbetaald verlof te nemen, en dat in periodes van minimaal een maand. Zodra het personeelslid de leeftijd van 55 jaar bereikt, ontstaat een bijkomend recht op twaalf maanden voltijds onbetaald verlof, opnieuw op te nemen in periodes van minstens een maand.

Wil de werknemer geen voltijds onbetaald verlof nemen? Dan kan hij of zij ook kiezen om de loopbaan gedurende 60 maanden te verminderen tot 80% of 50% van een voltijdse betrekking. In deze vorm moet het onbetaald verlof opgenomen worden in minimumperiodes van drie maanden.

Onbetaald verlof als recht wordt gelijkgesteld met een periode van dienstactiviteit.

Het onbetaald verlof als gunst daarentegen, maakt het voor personeel van lokale besturen mogelijk om deeltijds of voltijds onbetaald verlof te nemen, op voorwaarde dat de goede werking van de dienst dat toelaat. Dit kan worden toegestaan voor twintig dagen per kalenderjaar – te nemen in volledige of in halve dagen, al dan niet aaneensluitend. Anderzijds kan het verlof worden toegestaan voor twee jaar gedurende de loopbaan, op te nemen in al dan niet aaneensluitende perioden van minstens één maand.

Een groot verschil met het onbetaald verlof als recht? Onbetaald verlof als gunst wordt niet gelijkgesteld met een dienstactiviteit, tenzij het minder dan een maand bedraagt of het deeltijds verlof betreft.

Wat moet je werknemer doen wanneer hij of zij onbetaald verlof wil opnemen? Eerst en vooral moet er een akkoord zijn tussen werkgever en werknemer. Onderling spreken jullie af wanneer het onbetaald verlof ingaat en hoe lang het zal duren. Er is geen wettelijke verplichting om deze afspraken op papier te zetten, maar het is wél aangewezen. Een getekend contract geeft duidelijkheid over de situatie en zorgt er ook voor dat geen enkele partij de andere contractbreuk kan verwijten. Neem zeker de begin- en einddatum op in dit document, om misverstanden te vermijden.

Als werkgever en werknemer het onderling eens zijn over het onbetaald verlof, is er sprake van gewettigde afwezigheid. De werknemer kan bijgevolg niet gesanctioneerd worden omdat hij of zij niet werkt, de werkgever kan evenmin gesanctioneerd worden omdat hij of zij geen loon betaalt.

• Wanneer een werknemer onbetaald verlof neemt, ben je hem of haar als werkgever tijdelijk een aantal extralegale voordelen, zoals maaltijdcheques, niet meer verschuldigd. Heeft je werknemer een bedrijfswagen voor privégebruik? Dan moet deze in principe ingeleverd worden, tenzij hierover andere afspraken gemaakt worden.

• Bij onbetaald verlof wordt de arbeidsovereenkomst geschorst, maar ze blijft wel bestaan. De werknemer blijft dus in dienst van de werkgever, waardoor de dienstanciënniteit gewoon doorloopt. Wil je als werkgever de werknemer ontslaan? Dan telt deze periode mee voor het bepalen van de duur van de opzeggingstermijn. 

• Onbetaald verlof heeft een invloed op het bedrag van de eindejaarspremie, indien die in jouw sector of onderneming wordt toegekend. Het bedrag van de eindejaarspremie is namelijk afhankelijk van de mate waarin een werknemer gewerkt heeft. Onbetaald verlof veroorzaakt een hiaat in zijn of haar prestaties, waardoor de eindejaarspremie minder hoog kan zijn. De enige uitzondering: sommige sectoren of ondernemingen stellen onbetaald verlof gelijk met werken, maar dat is eerder uitzonderlijk.

• Ook het aantal vakantiedagen waarop een werknemer het jaar nadien recht heeft, wordt beïnvloed door het nemen van onbetaald verlof. Vooral wanneer dit onbetaald verlof een maand of langer duurt. Europese of aanvullende vakantie kan deze vermindering aan vakantiedagen verhelpen.

Als een periode van onbetaald verlof lang duurt, kan dit impact hebben op de sociale zekerheid van de werknemer. Wie verlof zonder wedde heeft, bouwt tijdens die periode bijvoorbeeld geen rechten – en dus ook geen pensioen – op. Wordt je werknemer tijdens de periode van onbetaald verlof ziek? Dan ontvangt je werknemer mogelijk geen ziekte-uitkering. En wanneer hij of zij de job verliest, zal je ex-werknemer eerst weer een hele poos moeten werken alvorens aanspraak te kunnen maken op werkloosheidsuitkeringen.