Ecocheques: alle voorwaarden en regels op een rij

Ecocheques toekennen aan je werknemers? Slim: je geeft een maandelijks extraatje en dat op een fiscaalvriendelijke manier voor jou als werkgever. Bovendien draag je zo onrechtstreeks ook je steentje bij aan het milieu, want je werknemers kopen met die cheques ecologische producten of diensten. Een win-win-win dus!

Ecocheques zijn een extralegaal voordeel, dat dus boven op een loon voor je werknemer komt. Er worden geen sociale lasten of belastingen op betaald. Als werkgever vraag je deze aan bij een uitgiftebedrijf zoals Acerta-partner Pluxee (het vroegere Sodexo). 

Het bedrag waar je werknemer elk jaar precies recht op heeft, wordt berekend aan de hand van het aantal dagen met loon of daarmee gelijkgestelde dagen zoals zwangerschapsverlof of vakantie in het voorgaande jaar. Jaarlijks mag je in elk geval maximaal 250 euro aan ecocheques aan een werknemer geven. 

In principe mag je zowel papieren ecocheques geven als elektronische ecocheques (via een kaart of app). Maar in de praktijk bieden de uitgiftebedrijven enkel nog de elektronische optie.

Ecocheques zijn in principe niet verplicht, en dus geen automatisch recht voor werknemers. Vaak wordt er via een cao of voor een specifieke sector wel vastgelegd of er ecocheques gegeven worden en hoeveel dan. Maar het is evengoed mogelijk dat de afspraken hierover in de arbeidsovereenkomst aangegeven staan. Ze gelden trouwens niet voor ambtenaren.

In het paritair comité 200 – het aanvullend paritair comité voor bedienden – hebben werknemers elk jaar sowieso recht op ecocheques. Je bent als werkgever met personeel in PC 200 dus verplicht om deze aan hen toe te kennen, elk jaar in juni.

Volgens de cao die deze verplichting bepaalt, is het echter ook toegelaten om de ecocheques om te zetten in een gelijkwaardig voordeel. Je moet als werkgever dan vóór 31 oktober van het jaar waarvoor je ze toekent, de cheques omzetten in een gelijkwaardig voordeel. Bijvoorbeeld: als je in 2025 geen ecocheques maar een gelijkwaardig voordeel wil toekennen aan een werknemer, moet je dat doen vóór 31 oktober 2024.

Er is wel een voorwaarde aan gekoppeld: de patronale kost van dat voordeel mag niet lager zijn dan die van de ecocheques.

Meer weten? Onze juridische experts helpen je graag verder. Mail naar legal.consult@acerta.be of bel 016 24 63 45. Of maak meteen een online afspraak.

Ook als je werknemer je bedrijf verlaat – ongeacht of die ontslagen is of zelf besloot op te stappen – heeft die nog recht op ecocheques voor het refertejaar. Het bedrag hangt eenvoudigweg af van de gepresteerde dagen in dat refertejaar.

Ook als bedrijfsleider kan je jezelf ecocheques toekennen, al gelden er enkele voorwaarden:

• De toekenning aan de bedrijfsleider staat in een schriftelijke, individuele overeenkomst beschreven

• Je medewerkers krijgen ook ecocheques

• Het bedrag van de ecocheques ligt niet hoger dan het bedrag van de cheques die werknemers krijgen

• De cheques staan op naam van jou als bedrijfsleider

• Je kan ze niet aftrekken als onkost in de vennootschap

Je hoeft geen werknemers in dienst te hebben om jezelf als bedrijfsleider ecocheques toe te kennen, maar je moet wel een vennootschap hebben. Bij een eenmanszaak kan het dus niet.

Als je besluit om als werkgever ecocheques in te voeren in je onderneming, moet je aan enkele wettelijke formaliteiten voldoen:

De ecocheques moeten voor al je werknemers of bepaalde categorieën van werknemers gelden.

De afspraken over de ecocheques moeten officieel vastgelegd worden in de collectieve of individuele arbeidsovereenkomst.

De ecocheques worden uitgereikt op naam van de werknemer. Ze zijn niet inruilbaar voor cash. En ze blijven twee jaar geldig.

In bepaalde sectoren worden er specifieke afspraken gemaakt, ook met bepaalde formaliteiten daaraan gekoppeld. Denk maar aan het hierboven vermelde PC 200.

In Trefzeker vind je een Sectorale Gids waarin je dit allemaal kan bekijken.

Wil je werknemer de ecocheques graag omzetten in maaltijdcheques, een hospitalisatieverzekering, cadeaucheques, consumptiecheques, een extra verlofdag, enzovoorts? Dat kan enkel als dat zo bepaald is in de cao voor je sector. In PC 200 kan het dus, en ook in de metaalsector. Toch kan jij als werkgever nog steeds beslissen om dat omruilen voor jouw personeel niet toe te staan.

Houd er wel rekening mee dat werknemers voor maaltijdcheques zelf een deeltje meebetalen voor het bedrag dat ze krijgen en bij ecocheques niet.

Ecocheques doen dienst als betaalmiddel voor ecologische producten en diensten. De lijst wordt om de twee jaar vastgelegd in een cao van de Nationale Arbeidsraad en bestaat uit vier categorieën: 

a. Ecologische producten en diensten: duurzame elektro, biologische producten, …

b. Duurzame mobiliteit en vrije tijd: fietsen, ecotoerisme, openbaar vervoer (geen woon-werkverkeer), …

c. Hergebruik, recyclage en afvalpreventie: tweedehandsproducten, compostering, …

d. Korte keten: land- en tuinbouwproducten waarbij het korteketenprincipe gehanteerd werd