Postpakketbezorgers beter beschermd door nieuwe wet

• Is deze wet op jouw onderneming van toepassing?
• Vermoeden van aansprakelijkheid
• Registratie bij het BIPT
• Aanstelling coördinator
• Minimumvergoeding
• 6-maandelijkse rapporteringsplicht
• Onderaannemers
• Maximaal toegelaten pakketdistributietijd
• BELparcel

De wet over de postpakketbezorgers is van toepassing op de distributie van postpakketten (anders dan brievenpost) tot maximum 31,5 kg:

• vanuit een distributiepunt in België naar een Belgisch of een buitenlands adres; of
• vanuit een distributiepunt in het buitenland naar een Belgisch adres.

Deze postpakketten zitten steeds in een gesloten verpakking van karton, plastiek of ander materiaal. 

Het gaat om laatste-kilometer-distributie. Dit gaat van het sorteren in het distributiecentrum tot de overhandiging van de postzendingen aan de geadresseerde (voorbereiden van de ronde, laden van de zendingen in het voertuig, het vervoer en de afgifte op het aangegeven adres). De postpakketbezorgers kunnen zowel het statuut van werknemer, zelfstandige of helper hebben.

Indien je enkel pakketten levert voor je eigen onderneming met eigen transportmiddelen en eigen vast of tijdelijk personeel, is de wet niet van toepassing op jouw bedrijf.  Dan moet je enkel rekening houden met deze nieuwe wetgeving, wanneer je hiervoor (soms) ook beroep doet op koeriersbedrijven, zij vallen immers wel onder de toepassing van deze nieuwe wetgeving.

Ook bijvoorbeeld een webshop (of ander bedrijf) die enkel haar eigen producten levert of de producten laat leveren door een (of meerdere) pakketbezorgers valt zelf niet onder deze wetgeving. Enkel de pakketbezorger die de bestellingen voor rekening van de webshop (of ander bedrijf) bezorgt, valt dan onder deze nieuwe wetgeving. In de FAQ op BELparcel vind je enkele concretere voorbeelden. Daarnaast vind je op BELparcel nu ook een oriënterende, interactieve tool die je helpt vast te stellen of jouw onderneming al dan valt onder deze nieuwe wetgeving.

Van zodra je naast zelfbezorging ook pakketten van andere bedrijven levert, val je voor het geheel van je pakketbezorgingen echter wel onder deze nieuwe wetgeving.

(vanaf 7 januari 2024)

Je kan als aanbieder van postdiensten aansprakelijk worden gesteld wanneer je rechtstreekse onderaannemer de arbeidsvoorwaarden niet respecteert en/of niet voldoet aan de RSZ-verplichtingen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de minimumvergoeding of de toepasselijke arbeidsduurgrenzen, de verplichtingen in het kader van deeltijdse arbeid of de dimonaverplichtingen.

Deze aansprakelijkheid bestond al, maar de regels worden strenger. Er geldt een wettelijk vermoeden dat dergelijke inbreuken rechtstreeks aan jou als aanbieder kunnen worden toegeschreven wanneer deze nalatigheid gebeurt tijdens de uitvoering van de postdiensten voor jouw rekening of in jouw opdracht. In bepaalde gevallen kan je dit vermoeden weerleggen, maar niet wanneer je beroep doet op een onderaannemer die niet geregistreerd is bij het BIPT of wanneer je er als opdrachtgever niet voldoende op toeziet dat je onderaannemer de sociale wetgeving respecteert. 

(vanaf 1 mei 2024)

Elke aanbieder van pakketdistributiediensten in België moet zich vooraf registreren bij het Belgisch Instituut voor Postdiensten en Telecommunicatie (BIPT) met volgende gegevens :

• de naam van de onderneming, 
• het ondernemingsnummer, 
• de datum waarop de activiteiten als last-mile koeriersbedrijf van start gaan;
• een contactpersoon
• een geldige vergunning voor goederenvervoer (wanneer van toepassing). 

Je kan de registratie online in orde brengen via Mijn BELparcel. Bij Overzicht ondernemingen kan je nakijken of dit voor jouw onderneming al gebeurde. Je betaalt voor deze registratie eenmalig een retributie van 200 euro (bedrag 2024, indexatie voorzien vanaf 1 januari 2025). 

(vanaf 13 mei 2024)

Als aanbieder van postdiensten en als onderaannemer moet je een coördinator aanstellen. 

Intussen werd de rol van deze coördinator verder verduidelijkt in een Koninklijk Besluit.

• De coördinator moet minstens een jaar ervaring hebben met het ophalen, sorteren, vervoeren en de distributie van postzendingen. Dit is nodig omdat de coördinator vooral een informatierol heeft, waarbij vakbekwaamheid dus essentieel is.
• De rol kan zowel intern (bijvoorbeeld door een van de huidige vervoermanagers of de preventieadviseur voor de welzijnsverplichtingen) als extern worden ingevuld. Ook functies die een zeker niveau van beheer en verantwoordelijkheid voor veiligheid vereisen, zoals transportplanners, fleet managers of operations managers, komen in aanmerking voor de rol van coördinator.
• Zowel een deeltijdse als voltijdse aanstelling zijn mogelijk. Er moet in elk geval voldoende middelen en ruimte zijn om de bijhorende verplichtingen effectief uit te voeren:
  • pakketbezorgers schriftelijk en begrijpbaar informeren over hun rechten en plichten: bij aanvang van de arbeidsovereenkomst, elk jaar te herhalen en ook wanneer de pakketbezorger er zelf om vraagt. Zo moet er onder meer ook  informatie gegeven worden over:
    • registratieplicht bij het BIPT en de verplichte aanstelling van de coördinator
    • het registreren van de dagelijkse pakketdistributietijd vanaf 1 augustus 2024;
    • het verplicht doorgeven van informatie aan de RSZ van alle onderaannemers waarop de onderneming een beroep doet voor de pakketbezorging;
    • het betalen van een minimumvergoeding voor de pakketten die in opdracht worden bezorgd.
  • waakzaamheidsplan opmaken, met daarin de risico’s die zich stellen op inbreuken op deze nieuwe verplichtingen en op de verplichtingen op vlak van sociale zekerheid en arbeidsrecht en de mogelijke remediëring daarvan. Dit waakzaamheidsplan bevat minimum de volgende inhoud:
    • een beschrijving van de bedrijfsstructuur: de keten van dochterondernemingen, onderaannemers en leveranciers;
    • een volledige risicoanalyse ;
    • maatregelen om deze risico’s te beheersen.

Als onderneming ben je daarnaast vrij om de verdere inhoud, de voorwaarden en bijkomende regels voor het waakzaamheidsplan dat de coördinator moet opstellen, zelf verder in te vullen.

Een eerste versie van dit waakzaamheidsplan moet uiterlijk tegen 12 november 2024 zijn opgesteld. Daarna moet dit jaarlijks opnieuw geëvalueerd worden.

De naam en de contactgegevens van je coördinator moeten op een voor alle postpakketbezorgers gemakkelijk toegankelijke plaats permanent zichtbaar zijn. Daarnaast geef je de naam en de contactgegevens van deze coördinator ook door via Mijn BELparcel in het kader van de zesmaandelijkse rapporteringsplicht (eerste rapportering tegen 31 januari 2025 voorzien).

(vanaf 1 juli 2024)

Werk je met onderaannemers voor de postpakketbezorging? Dan betaal je als opdrachtgever vanaf 1 juli 2024 een minimumvergoeding aan deze onderaannemer.

Let op: de onderstaande vergoedingsregeling geldt enkel tussen opdrachtgever en onderaannemer. Als werkgever betaal je aan je werknemers nog steeds minstens de vergoedingen die de sector voorziet, of de hogere vergoedingen die jouw onderneming voor deze functie voorziet.

De nieuwe minimumvergoeding houdt rekening met heel wat parameters zoals de arbeidskosten, de vervoerskosten, de verzekeringskosten en de administratieve en fiscale kosten. Ze omvat minstens de volgende elementen:

• het minimale (geïndexeerde) uurloon (zonder anciënniteitspremie) dat van toepassing is op de werknemersklasse R1 van de loon- en functieclassificatie van het rijdend personeel onder paritair subcomité 140.03, vermeerderd met de werkgeverslasten;
• bepaalde vervoerskosten, naargelang het gebruikte vervoermiddel (onderscheid tussen fiets (geen rijbewijs nodig of hoogstens AM, A, A1 of A2) en gemotoriseerd vervoer (rijbewijs van categorie B of hoger nodig)). Dit gaat om de afschrijvingskost, het onderhoud, de verzekering en de gemiddelde energiekost van de laatste zes maanden en de algemene kosten voor beide soorten vervoermiddelen, voor het gemotoriseerd vervoer komen daarbij nog de bandenkost, de kostprijs van de keuring en de verkeersbelasting
• fiscale en administratieve kosten; 
• de kosten van verzekeringen;
• het aantal gereden kilometers; en
• het aantal gepresteerde uren.

De exacte bedragen zullen in het Belgisch Staatsblad en op de website van de FOD Economie worden gepubliceerd zodra beschikbaar.

(vanaf 1 augustus 2024, behoudens andere datum bepaald bij KB)

Je zal elke zes maanden een rapport moeten uitbrengen over al je distributieactiviteiten en de naleving van de verplichtingen uit deze nieuwe wetgeving. 

Uiterlijk tegen 31 januari 2025 rapporteer je voor de eerste zes maanden via de onlinedienst BELparcel; daarna rapporteer je elke zes maanden telkens uiterlijk op 31 juli en 31 januari van elk jaar opnieuw. Dit zijn de gegevens die je daarbij moet doorgeven:

• de naam, het adres en de contactgegevens van je rechtstreekse onderaannemers;
• de naam, het adres en de contactgegevens van je eventuele opdrachtgevers;
• de naam en de contactgegevens van de coördinator die je hebt aangesteld en de eventuele vervoersmanager of houder van een beroepsbekaamheidsattest voor expediteurs;
• het aantal verdeelde pakketten per rechtstreekse onderaannemer en de daarvoor betaalde vergoedingen aan deze onderaannemer. Ben je zelf onderaannemer dan meld je het aantal pakketten en de gefactureerde bedragen per opdrachtgever;
• het adres van alle distributiecentra; en
• een korte omschrijving van de geleverde diensten.

Registratie van de pakketdistributietijd

Je rapporteert daarbij ook over de registratie van de pakketdistributietijd. 

Om zwartwerk en sociale fraude te bestrijden en voor betere werkomstandigheden voorziet de wet immers in een systeem van tijdregistratie.

Opdrachtgevers en onderaannemers die pakketdistributiediensten verstrekken in België zullen verplicht worden om via een beveiligde toepassing de dagelijkse pakketdistributietijd te registreren. Dit niet enkel voor werknemers, maar ook onder meer voor uitzendkrachten en zelfstandige bezorgers.

Er is een uitzondering voor postpakketbezorgers die hun dagelijkse rij- en rusttijden registreren met een tachograaf in het kader van de Europese verplichtingen in dat verband. 

Met ‘pakketdistributietijd’ wordt de tijd bedoeld tussen het begin en het einde van de activiteit van de distributie van pakketten in België. Deze tijd:

• start vanaf het moment waarop de postpakketbezorger het postpakket heeft opgepikt en vertrekt met zijn voertuig; en
• eindigt op het moment waarop het vervoer stopt op de plaats waar de pakketdistributieactiviteiten eindigen.

In een eerste fase, tussen 1 augustus 2024 en 1 april 2025, kan dit via de website van BELparcel. 

Je registreert daar de volgende gegevens:

• de identificatiegegevens en hoedanigheid van de pakketbezorger;
• het ondernemingsnummer van de werkgever of, wanneer het om een zelfstandige onderaanneming gaat, de opdrachtgever;
• de plaats waar de pakketdistributie start en eindigt;
• elke dag voor elke opdrachtgever het tijdstip waarop de pakketdistributie start en het voorziene einduur. Dit doe je ten laatste op het moment dat de pakketdistributie start. Een wijziging van het einduur doe je in principe steeds uiterlijk acht uur na het initieel voorziene einduur, wanneer dit einduur tussen 20u en 24u was, heb je tot 8 u ’s morgens van de volgende kalenderdag;
• het tijdstip waarop je deze registratie hebt uitgevoerd.

Wil je de tijdsregistratie annuleren (bijvoorbeeld de pakketbezorger komt onverwacht niet opdagen) dan kan dat tot het einde van de dag waarop deze tijdsregistratie betrekking heeft. Loopt de tijdsregistratie over twee kalenderdagen, dan heb je tot het einde van de eerste kalenderdag om dit te doen.

Al deze gegevens worden bewaard en zijn toegankelijk voor de diverse inspectiediensten.

Onder strikte voorwaarden kunnen de opdrachtgever en de onderaannemer de tijdregistratie voorlopig ook nog verrichten via een eigen elektronisch tijdregistratiesysteem dat niet gekoppeld is aan MijnBELparcel. Er moeten dan wel enkele waarborgen zijn. Zo moeten uiteraard dezelfde gegevens als hierboven worden geregistreerd, binnen dezelfde termijnen, en moeten er voldoende garanties zijn zodat de gegevens niet vervalst of onmerkbaar gewijzigd kunnen worden. Zowel de pakketbezorger zelf als de sociale inspectie moeten deze gegevens kunnen raadplegen. Er geldt ook een bewaringstermijn van vijf jaar na einde van de arbeids- of aannemingsovereenkomst. Deze mogelijkheid vervalt uiterlijk vanaf 1 april 2025.

Bijkomende update juni 2024: 
Intussen werden ook de voorwaarden die van toepassing zijn vanaf 1 april 2025 bevestigd. Je gebruikt dan :ofwel een tijdsregistratiesysteem dat ter beschikking werd gesteld door de RSZ ofwel een andere automatische registratiewijze wanneer dat dezelfde waarborgen kan bieden en het begin – en einde van de pakketdistributietijd daadwerkelijk kunnen geregistreerd worden op die manier.  Het gebruikte systeem moet daarbij onder meer voldoen aan de volgende voorwaarden :

• er is een rechtstreekse link met de RSZ databank om de gegevens online elektronisch door te sturen;
• er is een identificatiemogelijkheid van de persoon die de gegevens registreert via een beveiligde toepassing op basis van de identificatieprocedures zoals goedgekeurd door de overheid (bijvoorbeeld via eID of Itsme);
• er is een mogelijkheid om de plaats te bepalen waar de pakketdistributietijd start en eindigt (eventueel via geolokalisatie) en het gebruikte vervoermiddel (met zo mogelijk de daaraan gekoppelde identificatiegegevens) door te geven;
• er is een mogelijkheid tot aflevering van een ontvangstbewijs dat de geregistreerde gegevens goed ontvangen werden; 
• er is voldoende beveiliging tegen vervalsing.

Je registreert vanaf 1 april 2025 daarnaast ook dezelfde gegevens als hierboven al werden opgelijst en respecteert dezelfde termijnen voor de registratie van de pakketdistributietijden.

De opdrachtgever beslist welk registratiesysteem met bijhorend registratiemiddel gebruikt moet worden wanneer er met onderaannemers wordt gewerkt, maar zowel opdrachtgever als de onderaannemers zijn verantwoordelijk voor een correct gebruik daarvan. Zo zorg je er als werkgever voor dat je werknemers over het nodige registratiemiddel beschikken; werk je met een uitzendkantoor dan rust diezelfde verantwoordelijkheid op jouw onderneming als gebruiker. 

(vanaf 1 april 2025, behoudens andere datum bij KB)

Als je beroep doet op onderaannemers zal je aan de RSZ binnenkort ook alle juiste inlichtingen moeten opgeven die nodig zijn om, in welk stadium ook, alle onderaannemers te identificeren. Dit doe je in het kader van de zesmaandelijkse rapporteringsplicht waarvan sprake hierboven.

Iedere onderaannemer die op zijn beurt een beroep doet op een andere onderaannemer, zal voorafgaand de opdrachtgever daarvan schriftelijk in kennis moeten stellen en hem alle juiste inlichtingen opgeven die nodig zijn, zodat hij daarvan de RSZ kan inlichten.

(vanaf 1 juli 2026)

De wet legt de maximale pakketdistributietijd voor de postpakketbezorgers als volgt vast:

Let op, postpakketbezorgers die werken als werknemer moeten de maximale arbeidsduurgrenzen van hun sector daarnaast blijven respecteren.

Eind 2023 lanceerde de overheid de website BELparcel. Deze website bevat alle informatie over de wetgeving op de postpakketbezorgers. Via de onlinedienst BELparcel zal je de overheid ook moeten informeren over jouw activiteiten.

Leef je de bovenstaande regels niet na dan kan je daar een administratieve of strafrechtelijke geldboete voor krijgen.

_Bron:

• _{wet 17 december 2023 houdende diverse bepalingen met het oog op het verbeteren van de werkomstandigheden van de postpakketbezorgers, BS 28 december 2023}
• Koninklijk besluit van 26 maart 2024 houdende de rol van de coördinator bij de aanbieders van postdiensten en de onderaannemers, BS 3 mei 2024
• Koninklijk besluit van 9 april 2024 betreffende de berekeningsmethode van de elementen van de minimumvergoeding voor pakjesbezorgers, BS 23 april 2024
• Koninklijk besluit van 7 mei 2024 tot bepaling van de nadere regels voor het definitief tijdregistratiesysteem dat de postpakketdistributietijd van de pakketbezorgers registreert bedoeld in artikel 5/4 van de wet van 26 januari 2018 betreffende de postdiensten, BS 20 juni 2024
• _{Informatieverplichting voor pakjesdiensten - Belparcel}