Verplichte controle uittreksel strafregister voor nieuwe medewerkers in bepaalde Vlaamse jeugdsectoren

Het uittreksel uit het strafregister is een officieel document dat een particulier kan aanvragen bij de gemeente. Het uittreksel vermeldt of de betrokkene al dan niet strafrechtelijke veroordelingen op zijn naam heeft staan. Het uittreksel uit het strafregister vervangt het vroegere 'getuigschrift van goed zedelijk gedrag'.

Er zijn drie modellen van uittreksels:

• het basismodel,
• het model 1, dat is bestemd voor het uitoefenen van een gereglementeerde activiteit,
• het model 2, dat is bestemd voor het uitoefenen van een activiteit die onder opvoeding, psycho-medisch-sociale begeleiding, hulpverlening aan de jeugd, kinderbescherming, animatie of begeleiding van minderjarigen valt.

Dit nieuw decreet gaat over model 2.

De door dit nieuw decreet opgelegde controle zal gelden voor Vlaamse organisaties die een activiteit aanbieden die valt onder opvoeding, psycho-medisch-sociale begeleiding, hulpverlening aan de jeugd, kinderbescherming, animatie of begeleiding van minderjarigen.

Het is niet de eerste keer dat in de regelgeving een verplichting wordt ingeschreven om het uittreksel uit het strafregister te controleren. Integendeel, verspreid over diverse regelgeving, bestaan al verschillende verplichtingen om voor de uitoefening of erkenning van sommige beroepen of activiteiten een uittreksel uit het strafregister voor te leggen of te controleren.

Het nieuw decreet raakt op zich niet aan die bestaande verplichtingen. De bestaande Vlaamse regels die zo’n verplichting opleggen in diverse sectoren, zoals de kinderopvang en de jeugdhulp, zullen via aparte besluiten worden aangepast om deze in lijn te brengen met het nieuw decreet.

De controleplicht heeft betrekking op de volgende medewerkers: medewerkers met een arbeidsovereenkomst, statutaire ambtenaren, zelfstandigen, student-stagiairs, vrijwilligers en verenigingswerkers.

Organisaties waarvan de hoofdactiviteit betrekking heeft op het jeugdwerk zijn vrijgesteld van de controleverplichting als ze een vrijwilliger in dienst nemen volgens de regels van de Vrijwilligerswet. Het gaat concreet om die organisaties die sociaal-cultureel werk doen op basis van niet-commerciële doelen voor of door de jeugd van drie tot en met dertig jaar, in de vrije tijd, onder educatieve begeleiding en ter bevordering van de algemene en integrale ontwikkeling van de jeugd die daaraan deelneemt op vrijwillige basis.

De organisatie moet het uittreksel model 2 opvragen bij de medewerker en controleren als de volgende voorwaarden samen vervuld zijn:

• de activiteit van de medewerker voor de organisatie valt onder opvoeding, psycho-medisch-sociale begeleiding, hulpverlening aan de jeugd, kinderbescherming, animatie of begeleiding van minderjarigen;
• de medewerker zal in het kader van de activiteit op structurele basis rechtstreeks contact hebben met minderjarigen;
• de medewerker is meerderjarig op het ogenblik van de aanstelling.

Als uitzondering hierop, moet de organisatie in bepaalde gevallen geen controle verrichten. Dat is geval wanneer:

• de medewerker in de loop van het voorbije jaar al een uittreksel (model 2) heeft voorgelegd aan de organisatie in het kader van een vorige aanstelling en toen effectief aangesteld is;
• de medewerker aangesteld wordt via een overeenkomst met een rechtspersoon, en die rechtspersoon bevestigt dat de controle reeds is doorgevoerd toen de rechtspersoon de medewerker aanstelde;
• de activiteiten van de medewerker kaderen in een dienstenovereenkomst waardoor er geen structurele samenwerking tussen de organisatie en de medewerker bestaat.

De organisaties die onder het nieuw decreet vallen, zullen vóór de aanstelling van elke nieuwe meerderjarige medewerker diens goed en zedelijk gedrag moeten nagaan aan de hand van zijn uittreksel uit het strafregister (model 2). Het decreet legt niet op dat het uittreksel blanco moet zijn. Het decreet legt wel op dat de medewerker minstens een onberispelijk gedrag moet vertonen in de omgang met minderjarigen.

Ook wanneer een bestaande medewerker door een wijziging een activiteit zal uitvoeren die onder de controleplicht valt terwijl dit voorheen niet het geval was, moet de organisatie zijn goed en zedelijk gedrag controleren.

Het uittreksel dat de medewerker aan de organisatie voorlegt, mag op dat moment maximaal één maand oud zijn. Gelijkwaardig documenten, die zijn verleend door een andere lidstaat van de Europese Unie of door een daarmee gelijkgestelde staat, worden ook aanvaard.

Als het uittreksel niet blanco is, moet de organisatie beoordelen of de vermeldingen op het uittreksel ertoe leiden dat er geen sprake meer is van een onberispelijk gedrag in de omgang met minderjarigen. Het decreet geeft een aantal richtlijnen voor die beoordeling.

Bij de controle van het uittreksel uit het strafregister moet de organisatie rekening houden met de volgende elementen:

• contextuele gegevens,
• het tijdsverloop sinds een mogelijke veroordeling,
• het feit of het gaat om een veroordeling wegens feiten gepleegd ten aanzien van een minderjarige,
• andere elementen die de organisatie, relevant acht.

In uitzonderlijke gevallen mag een organisatie een medewerker opnieuw controleren als daar een gegronde indicatie voor bestaat. In dat geval moet de organisatie aan de medewerker vragen om een nieuw uittreksel voor te leggen. De organisatie moet die vraag motiveren.

De controle van het uittreksel van het strafregister maakt een verwerking van persoonsgegevens uit. Op het uittreksel staan namelijk gegevens over de persoon in kwestie, en controle is een vorm van verwerking.

Voor elke verwerking van persoonsgegevens moet er een rechtsgrond zijn. Gegevens over strafrechtelijke veroordelingen zijn bovendien gevoelige persoonsgegevens en worden extra beschermd.

Het decreet bevat dan ook bepalingen over gegevensbescherming. De organisatie moet als verwerkingsverantwoordelijke zorgen voor een correcte verwerking van de persoonsgegevens op het uittreksel, conform de GDPR-regels.

Enkele aandachtspunten hierbij zijn:

• De enige verwerkingswijze die het decreet toelaat, is controle, namelijk het controleren van het goed en zedelijk gedrag van de betrokkene.
• De organisatie mag het uittreksel uit het strafregister niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de controle. Nadat de controle is verricht en de beslissing is genomen, moet de organisatie het uittreksel vernietigen.  Er mogen ook geen interne notities worden bijgehouden waarin de inhoud van het uittreksel wordt overgenomen.
• De organisatie moet de passende maatregelen nemen voor de beveiliging en vertrouwelijkheid van de gegevens.
  Zo moet de organisatie een lijst opstellen van de categorieën van personen die toegang hebben tot de persoonsgegevens, met een beschrijving van hun hoedanigheid ten opzichte van de verwerking van de beoogde gegevens. De organisatie moet deze lijst ter beschikking houden van de gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). De organisatie moet ervoor zorgen dat de aangewezen personen door een wettelijke of statutaire verplichting, of anders door een evenwaardige clausule in hun contract, verplicht zijn om het vertrouwelijke karakter van de betrokken gegevens te respecteren.
• De organisatie moet er ook voor zorgen dat ze naar de betrokkenen toe transparant is over de verwerking. Zo moet het duidelijk zijn voor de betrokkenen voor welk doeleinde zij het uittreksel uit het strafregister moeten voorleggen, en dat de persoonsgegevens na de controle in hun geheel worden vernietigd. Ook moet het duidelijk zijn tot wie zij zich moeten richten voor de uitoefening van hun rechten inzake de bescherming van hun persoonsgegevens.

_Bron:

• _{Decreet van 3 juni 2022 houdende de verplichting voor bepaalde organisaties om een uittreksel uit het strafregister als vermeld in artikel 596, tweede lid, van het Wetboek van Strafvordering, te controleren voor bepaalde nieuwe medewerkers, BS 24 juni 2022.}

• _{Besluit van de Vlaamse Regering van 15 juli 2022 tot uitsluiting van organisaties uit het jeugdwerk van de verplichting tot de controle, vermeld in artikel 3 van het decreet van 3 juni 2022 houdende de verplichting voor bepaalde organisaties om een uittreksel uit het strafregister als vermeld in artikel 596, tweede lid, van het Wetboek van Strafvordering, te controleren voor bepaalde nieuwe medewerkers, BS 14 oktober 2022.}