Procedure arbeidsreglement opstellen of wijzigen

Een arbeidsreglement opstellen is verplicht zodra je één werknemer in dienst hebt. Je moet daarin alle rechten en plichten van de werknemer oplijsten en uitleggen, maar ook alle info over arbeidsduur en -voorwaarden aankaarten. Een document met heldere, transparante informatie opstellen, dat is de bedoeling. Hoe je dat best aanpakt? En hoe je wijzigingen kan doorvoeren aan je arbeidsreglement? We overlopen het hier.

Een arbeidsreglement is verplicht en moet volgens de regels van de wet opgesteld en gewijzigd worden.

• De gegevens van je onderneming: naam, adres, btw-nummer, …

• De rechten en plichten van de werknemer én de werkgever

• De afspraken over: 

  • Arbeidsduur: uurroosters, …

  • Rustpauzes

  • Uitbetaling van lonen

  • Verlofregeling: aantal wettelijke vakantiedagen, procedure voor aanvraag en toekenning, …

  • Ziekte 

• Info over het loon:

  • Wijze van uitbetaling

  • Tijdstip van uitbetaling

  • Criteria die het loon bepalen

• Info over ontslag:

• Opzegtermijnen

• Redenen voor ontslag om dringende redenen

• Vermelding van collectieve arbeidsovereenkomsten en bedrijfspolicy (akkoorden over werkomstandigheden)

• Relevante contactgegevens van:

• De ondernemingsraad

• De vakbondsafvaardiging

• Het comité voor preventie en bescherming op het werk

Heb je het arbeidsreglement opgesteld? Dan moet je binnen de acht dagen vanaf de inwerkingtreding of wijziging een afschrift bezorgen aan de regionale directie van de ‘Arbeidsinspectie – Toezicht op de sociale wetten’. Dit doe je via arbeidsreglement.belgie.be met je elektronische identiteitskaart of met itsme.

Bij indiensttreding moet elke werknemer een kopie van het arbeidsreglement ontvangen. Bovendien moet je bij een wijziging aan dit reglement opnieuw een kopie van die nieuwe versie bezorgen aan elk personeelslid.

Daarnaast moet je op elke plek waar je personeel tewerkstelt een kopie van het arbeidsreglement bijhouden. En natuurlijk moeten je werknemers altijd toegang hebben tot dit reglement. Het moet voor hen duidelijk zijn waar ze dit document kunnen inkijken.

Heeft je bedrijf een ondernemingsraad? Dan is het die raad die het ontwerp van het arbeidsreglement wijzigt. Als er een akkoord is binnen de ondernemingsraad, treedt het reglement in werking 15 dagen na dat akkoord. 

Als er géén akkoord wordt bereikt, dan dient de voorzitter het dossier in bij de ‘Arbeidsinspectie – Toezicht op de sociale wetten’ binnen de 15 dagen na de vergadering van de ondernemingsraad. Die probeert dan de uiteenlopende standpunten te verzoenen binnen de 30 dagen. Lukt dat niet? Dan buigt het paritair comité zich erover. Wordt ook hier geen akkoord bereikt? Dan beslist het paritair comité door middel van een stemming.

Als je bedrijf geen ondernemingsraad heeft, stel jij als werkgever een gewijzigd ontwerp van het arbeidsreglement op. Je informeert je werknemers hierover en hangt het uit op een duidelijk zichtbare en toegankelijke plek. Je werknemers hebben vervolgens 15 dagen de tijd om eventuele opmerkingen in het bijhorende opmerkingenregister te schrijven. 

Er zijn dan twee mogelijke scenario’s:

• Geen opmerkingen

Dan treedt het nieuwe arbeidsreglement in werking vanaf de 15e dag na aanplakking van het reglement. 

• Wel opmerkingen

Je stuurt dan het reglement naar de sociale inspectie, die vervolgens probeert om binnen de 30 dagen de neuzen in dezelfde richting te zetten. Als dat niet lukt, buigt het paritair comité zich erover. Wordt ook daar geen akkoord bereikt? Dan wordt de knoop doorgehakt door een stemming binnen het paritair comité.

Het is ook mogelijk dat er een arbeidswet werd aangepast die een gevolg heeft voor je reglement. In dat geval ben je niet altijd verplicht om de wijziging kenbaar te maken aan je werknemers via een wijziging in je arbeidsreglement. Toch is het vaak wel aan te raden om dit wél te doen om zo onaangename verrassingen te vermijden.

Als het om een beperkte wijziging gaat zoals de aanpassing van het adres van de inspectie ‘Toezicht op sociale wetten’, kan je het nieuwe arbeidsreglement simpelweg uitgangen op een zichtbare plek en de nieuwe versie aan je werknemers bezorgen. In de module Digitaal Personeelsdossier van onze tool Connect HR Office kun je het arbeidsreglement digitaal bewaren. Voer je een wijziging door, dan wordt je werknemer daar automatisch van op de hoogte gebracht en kan hij of zij het gemakkelijk ondertekenen.

De inspectie ‘Toezicht op de sociale wetten’ voert regelmatig controles uit om na te gaan of je arbeidsreglement correct is en of het nageleefd wordt in je bedrijf. Deze controles gebeuren nog net wat meer in sectoren die zij als fraudegevoelig beschouwen: horeca, bouw, groenbedrijven, carwashes, … 

Tijdens zo’n controle gaat de inspectie na of het arbeidsreglement up-to-date is, of je de welzijnswet naleeft, of de vastgelegde uurroosters gerespecteerd worden enz. Wie niet in orde is met de sociale wetgeving, riskeert fikse boetes. Reden te meer om ervoor te zorgen dat je arbeidsreglement steeds op punt is.

Acerta Consult beschikt over de nodige modeldocumenten voor je arbeidsreglement en bijlagen bij dit reglement. Je kan deze verkrijgen via de module Modeldocumenten in Trefzeker, hoofdstuk IV of via de Acerta Consult DIY-pagina.