Voordelen van digitale personeelsadministratie

De personeelsdienst en alle bijbehorende administratie vormen het kloppend hart van je bedrijf. Werknemers kunnen er terecht voor belangrijke documenten, informatie en een luisterend oor. Maar hoe help je je hr-werknemers zelf? Hoe verlicht je hun taken? Door personeelsadministratie te digitaliseren, wint je hr-team niet alleen aan efficiëntie, ook je werknemers plukken er de vruchten van, door een grotere eigen inbreng. Een overzicht!

Helaas kampen nog heel wat personeelsafdelingen met digitaal koudwatervrees. Digitalisering is nochtans een van de manieren waarop je je hr-afdeling een stuk efficiënter maakt. Want met een geïntegreerd digitaal platform hoeven je hr-werknemers niet langer verschillende tools en stapels paperassen te gebruiken voor hun werk. De kans op fouten vermindert ook aanzienlijk. En doordat de personeelsgegevens en andere data op ieder moment up-to-date zijn, krijgen je hr-werknemers ruimte om zich te buigen over wat er écht toe doet: werknemers optimaal ondersteunen en het verschil maken met een doordacht personeelsbeleid. Bovendien helpen geautomatiseerde en performante tools je op basis van data om betere beslissingen te nemen en te groeien als organisatie.

Hoewel het veld van human resources heel persoonlijk is, besteedt een hr-werknemer veel tijd aan repetitieve taken. Denk aan lonen uitbetalen, verlofaanvragen afhandelen, onkosten verwerken, opleidingen registreren, persoonsgegevens aanpassen etc .Het zijn taken met vaak een ellenlange workflow. Dat zorgt voor frustratie, want je hr-werknemers hebben te weinig tijd om hun expertise zodanig in te zetten dat het écht een verschil maakt voor je personeel en onderneming.

Door repetitieve zaken efficiënt en succesvol te digitaliseren, verdrinkt je hr-werknemer niet meer in tijdrovende administratieve taken. En ook werknemers die niet op je hr-afdeling werken, profiteren van digitalisering. Verlof aanvragen? Dat kan in een handomdraai online in de tool. In feite verbeter je de employee experience voor iedereen. En jij haalt op jouw beurt meer uit je werknemers. Hoe meer overzicht en inzicht je hebt in je personeel, hoe makkelijker je de juiste mensen op de juiste plek inzet in je bedrijf. Zo zijn ze van maximale toegevoegde waarde voor jouw organisatie en ontwikkelen ze hun kwaliteiten en sterktes verder.

Of digitalisering de menselijke touch doet verdwijnen? Zeker niet. Integendeel: digitalisering zorgt er net voor dat je een vinger aan de pols kan houden. Je ziet als hr-medewerker bijvoorbeeld in één oogopslag welke verlofaanvraag je moet behandelen, wie er op datzelfde moment ook verlof heeft etc. 

Dankzij digitalisering zet je ook je werknemers mee aan het stuur: ze kunnen bijvoorbeeld veel eenvoudiger en sneller onkosten indienen. Zo vermijd je dat bonnetjes verloren gaan. Wijzigen er persoonlijke gegevens zoals een bankrekeningnummer? Ook dat past je werknemer eenvoudig zelf aan. 

De tijd die door die digitalisering overblijft, besteed je bijvoorbeeld aan het implementeren van een welzijnsbeleid, betere evaluatieprocessen of het uitstippelen van persoonlijke leertrajecten. Of in een kop koffie met je werknemer?

Wie werknemers in dienst heeft, is verplicht om bepaalde persoonsgegevens vast te leggen en bij te houden in een personeelsdossier. Alleen wordt zo’n personeelsdossier snel lijvig en onoverzichtelijk. Een digitaal personeelsdossier komt als geroepen.

In digitale personeelsdossiers vind je alle gegevens van je werknemers terug: van de sollicitatie tot en met de uitdiensttreding. Naast alle administratieve verplichtingen, wordt ook vaak de groei en ontwikkeling van je werknemers erin bijgehouden. Kort samengevat: het digitale personeelsdossier geeft een compleet overzicht van de gegevens van je medewerkers.

Er zijn een aantal documenten die verplicht opgenomen moeten worden in een digitaal personeelsdossier, zoals de persoonlijke gegevens van je werknemer, de arbeidsovereenkomst, de voorwaarden … En wie persoonlijke gegevens zegt, denkt natuurlijk meteen aan GDPR. Dat zijn de regels waaraan bedrijven zich moeten houden rond de verwerking van persoonsgegevens van hun personeel en klanten. Wie niet in orde is met de regelgeving, riskeert boetes. Kies dus voor een veilige tool, zoals bijvoorbeeld Connect HR Office, en hou rekening met de rechtsgeldigheid en bewaartermijnen van de documenten die je digitaliseert.

• Je gaat van een papieren mappenstructuur naar slechts één digitaal hr-archief met voor elke werknemer een apart personeelsdossier. 

• Je werknemers kunnen zelf nieuwe documenten uploaden, zoals het RVA-attest, hun rijbewijs of ziektebriefjes.

• Je kiest uit verschillende templates en (eventueel vooraf ingevulde) parameters.

• Je werknemers kunnen documenten digitaal ondertekenen met Itsme of hun eID.

• Een switch van voltijds naar 4/5de? Je werknemer ondertekent meteen het aangepaste contract in de online omgeving.

• Je werknemers checken al hun (loon)documenten handig online.

Starten met het digitaliseren van je hr-administratie begint bij het bepalen van wat je precies wil digitaliseren. Vraag daarbij input van de werkvloer: bespreek met je hr-medewerkers welke repetitieve taken veel tijd opslorpen en waar zij zelf opportuniteiten voor digitalisering zien. Zo vergroot je ook meteen het interne draagvlak voor de digitalisering – niet iedereen is immers dol op verandering. 

Mogelijkheden voor jouw hr-afdeling zijn:

• Loonadministratie digitaliseren

• Opvolgen van verlof en vakanties

• Opvolgen van afwezigheden door ziekte

• Onkostennota’s

• Digitaal personeelsbeheer

• Bijhouden persoonsgegevens

• Overzicht opleidingen

• Overzicht evaluaties

• Assets

• ....

Door zoveel mogelijk te digitaliseren, werk je efficiënter, win je tijd, bespaar je papier én kan je proactief te werk gaan. Maar hoe begin je precies aan het digitaliseren van je hr-administratie? Waar moet je rekening mee houden? En wat zijn de struikelblokken? Wat volgt zijn enkele stappen die je zelf makkelijk zet.

Je hr-administratie digitaliseren is een ambitieus project, waarvoor je best een projectteam samenstelt. Of enkele experten aan boord haalt. Zij helpen met het plannen, ondersteunen en uitrollen van de digitalisering van je project. Spreek elkaar op regelmatige basis, geef updates over de voortgang van het project en hou ook het hr-departement en/of de directie op de hoogte van de stappen die gezet werden en hoe de toekomst er zal uitzien. Kun je daarbij ondersteuning van een hr-expert gebruiken? Ons team helpt je graag.

We werken niet meer op dezelfde manier als tien jaar geleden. Zo blijkt uit een analyse van Acerta dat 53 procent van de bedrijven loonbrieven digitaal stuurt naar hun werknemers. Breng dus in kaart welke hr-processen (en bijbehorende hr-administratie) je kan digitaliseren en wie welke rol zal opnemen binnen die processen. Neem hiervoor de nodige tijd, zodat je een goed zicht hebt op de impact, de doelgroepen en de raakvlakken van de verschillende processen. Je doet dit best gefaseerd, in volgorde van belang en dringendheid.

Als je de vorige stap goed doorlopen hebt, weet je welke hr-processen veel hr-administratie vereisen. Zorg voor een lijstje met zaken die je wil digitaliseren en hou rekening met de vertrouwelijkheid van de personeelsgegevens. Stel dat je al andere hr-tools in je organisatie gebruikt (zoals een tijdsregistratietool), bekijk dan zeker ook of je de verschillende systemen kan koppelen. De payrolltool van Acerta, bijvoorbeeld, koppelt makkelijk met al jouw systemen.

Test verschillende hr-processen eerst uitgebreid in de demo-omgeving van je hr-tool. Betrek verschillende werknemers (in verschillende rollen) in deze testfase, zodat je op basis van de feedback de digitalisering van je hr-administratie kan optimaliseren.

Heb je de tool uitgebreid getest? Dan is het tijd om over te schakelen naar de digitale omgeving zelf. Bepaal een tijdlijn voor je interne roll-out, vergeet niet te communiceren naar je personeel en leidinggevende(n) en voorzie opleidingen zodat iedereen met de tool kan werken. Een personeelsdossier staat – net zoals een mens zelf – altijd in beweging. Niet alleen hr voegt elementen toe, ook werknemers zelf kunnen verlofaanvragen, ziektebriefjes, opleidingen … indienen. Een nieuw addendum aan het arbeidsreglement? Dat verwerk je in enkele muisklikken. Eenmaal up and running organiseer je best een feedbackmoment om de tool en nieuwe werking te evalueren.

Na de implementatie begin je best met het digitaliseren van bestaande papieren documenten. Maak een overzicht van welk type documenten je hebt en zou willen/moeten digitaliseren, en begin in volgorde van prioriteit. Als je nog volledig offline te werk ging, dan is dit al een mooi begin!