Huiswerkvergoeding bij occasioneel en structureel telewerk

Sinds de coronacrisis is thuiswerk niet meer weg te denken. Al moeten we tegenwoordig wel een onderscheid maken tussen structureel en occasioneel telewerk. Wat is het verschil? En welk gevolg heeft dat voor de thuiswerkvergoeding?

Bij telewerk werken je werknemers vanaf een andere plek dan de werkplek die jij als werkgever aanbiedt. Meestal is dit bij de werknemer thuis, maar dat kan ook in een ander kantoor. Je kan zelfs telewerken in het buitenland. Werknemers die in één land wonen maar in een ander land werken, noemen we grensarbeiders.

Heel wat bedrijven zetten tegenwoordig sterk in op hybride werken: een flexibele samenwerkingsvorm waarbij werknemers zowel op kantoor als op afstand kunnen werken.

Wanneer je werknemer gebruikmaakt van eigen apparatuur en/of faciliteiten om het telewerk mogelijk te maken, kan hij of zij in sommige gevallen aanspraak maken op een thuiswerkvergoeding. De voorwaarden daarvoor hangen af van het soort telewerk dat de werknemer uitvoert en wat je al eerder onderling bent overeengekomen.

Bij structureel thuiswerk werkt de werknemer op een regelmatige basis vanuit de eigen woning of vanuit een andere gekozen plaats, aan de hand van IT-middelen. Deze vorm van telewerk moet formeel worden opgenomen in een bijlage bij de arbeidsovereenkomst.

Als werkgever ben je verplicht de nodige apparatuur beschikbaar te stellen, te installeren en te onderhouden. Daarnaast moet je alle kosten van communicatie en verbindingen die verband houden met het telewerk betalen.

De werkgever moet de onkosten van het telewerk verplicht op zich nemen. Om die onkosten te bepalen, geeft de RSZ enkele administratieve instructies mee, maar als werkgever kan je ook meer vergoeden.

• Een bureauvergoeding van 10% van het brutoloon dat betrekking heeft op het telewerk of een vrijgestelde vergoeding tot 151,70 euro per maand. Let op: sinds juni 2022 is het niet meer mogelijk om in het systeem van de 10%-vergoeding te stappen. Voor werknemers die al in dit systeem zitten, verandert er niets.

• Een vergoeding van 20 euro per maand voor de internetverbinding.

• Een vergoeding van 20 euro per maand indien je werknemers hun eigen apparatuur gebruiken OF een vergoeding van 10 euro per maand voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerscherm, printer of scanner zonder privécomputer. In dit tweede geval wordt 5 euro per maand per item aangeraden, en dat gedurende maximaal drie jaar.

Wil je als werkgever een hoger bedrag toekennen? Dan moet je kunnen aantonen dat het nog steeds om een werkelijke onkostenvergoeding gaat.

Onder occasioneel thuiswerk verstaan we het werk dat incidenteel buiten de bedrijfsterreinen wordt verricht met behulp van IT-middelen. Dat kan vanwege persoonlijke redenen of overmacht, zoals treinstakingen. Voor deze vorm van telewerk is een bijlage in de arbeidsovereenkomst niet verplicht, al kan je er als werkgever wel zelf voor kiezen om een policy uit te werken of afspraken rond werktijden en beschikbaarheden op te nemen in de arbeidsovereenkomst.

Bij telewerk, door overmacht of omwille van persoonlijke redenen, ben je als werkgever niet verplicht om je werknemers te vergoeden.

Werkgevers kunnen thuiswerkonkosten vergoeden aan hun werknemers, zonder dat hierop belastingen verschuldigd zijn. Volgende voorwaarden gelden om een vrijgestelde kostenvergoeding voor thuiswerk toe te kennen:

De vergoeding mag enkel worden toegekend aan werknemers die minstens vijf werkdagen per maand thuiswerken, ongeacht hun tewerkstellingsbreuk.

De bureauvergoeding is een vergoeding voor alle onkosten gerelateerd aan de inrichting en het gebruik van een bureau, printer- en computermateriaal, kantoorbenodigdheden en nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming. Ook onderhoud, verzekering, onroerende voorheffing ... in de verblijfplaats van de werknemer vallen onder de noemer van bureauvergoeding. Deze vergoeding wordt niet beschouwd als loon.

Het bedrag van de vergoeding moet niet worden verminderd voor deeltijdse werknemers. Bij de toekenning van de vergoeding mag bovendien geen onderscheid gemaakt worden tussen de verschillende functiecategorieën in de onderneming. Alle werknemers die structureel en regelmatig thuiswerken, moeten hetzelfde bedrag toegekend krijgen.

Het is niet toegestaan om dezelfde kosten twee keer te vergoeden. Daarom mag de forfaitaire thuiswerkvergoeding niet gecombineerd worden met eventuele andere vergoedingen voor bureaukosten die de werknemer reeds zou ontvangen hebben of waarvoor hij of zij bewijsstukken heeft ingediend.

De vergoeding moet op de fiscale fiche van de betrokken werknemers worden vermeld.

• De werkgever moet nominatieve lijsten ter beschikking houden met de werknemers die voor een bepaald aanslagjaar recht hebben op een thuiswerkvergoeding.

• Werknemers die een salary split hebben en die deze vergoeding zouden ontvangen, mogen slechts een gedeelte van het bedrag krijgen, in verhouding tot het deel van hun werkzaamheid dat ze in België uitoefenen.

• Bij lange afwezigheid van de werknemer omwille van een andere reden dan de jaarlijkse vakantie, moet de vergoeding evenredig worden verminderd.