Wanneer verleen je familiaal verlof of sociaal verlof?

Een kind met griep, een gezins- of familielid dat met spoed werd opgenomen in het ziekenhuis of ernstige materiële schade aan de eigen woning door noodweer. Het zijn allemaal situaties waarvoor een werknemer familiaal verlof kan aanvragen. Maar wat houdt dat nu concreet in? En wat zijn de voorwaarden?

Familiaal verlof, sociaal verlof of verlof om dwingende redenen. De termen worden vaak door elkaar gebruikt. Maar wat houdt dat in? In essentie komt het hierop neer: als werkgever verleen je familiaal verlof wanneer er in de directe omgeving van de werknemer onverwacht iets gebeurt dat zijn of haar onmiddellijke aanwezigheid en/of aandacht vereist.

Sociaal verlof wordt verleend bij onvoorziene, urgente omstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan:

• ernstige materiële schade aan de woning van de werknemer, bijvoorbeeld door noodweer of brand

• onverwachte ziekenhuisopname van een gezins- of familielid van de werknemer

• ziekte van een kind van de werknemer

Elke gebeurtenis die jij als werkgever in onderling akkoord met de werknemer bestempelt als dwingende reden, komt in aanmerking voor sociaal verlof.

Er bestaan ook dwingende gebeurtenissen die wél voorzien zijn. Denk bijvoorbeeld aan een geplande ziekenhuisopname voor een operatie. Dergelijke situaties komen niet in aanmerking voor sociaal verlof. Je werknemer gebruikt in dat geval zijn of haar wettelijke vakantiedagen of neemt in overleg met jou als werkgever onbetaald verlof.

Een werknemer mag familiale verlofdagen opnemen zolang het probleem zich voordoet of gedurende de periode die nodig is om het hoofd te bieden aan de dwingende reden. Maar er is wel een maximum: iedereen heeft recht op maximaal tien dagen verlof om dwingende redenen per jaar, al kunnen sectoren of afzonderlijke ondernemingen hiervan afwijken. Controleer dus zeker de sectorale regels die voor jou van toepassing zijn.

Het maximum van tien arbeidsdagen geldt zowel voor voltijdse als deeltijdse werknemers.

Als werkgever kan je er ook voor kiezen om een flexibelere regeling op te stellen. Je kan het jaarlijks aantal dagen verlof om dwingende redenen bijvoorbeeld uitbreiden naar vijftien. Let op: je kan enkel ruimere voordelen toekennen, een beperking van de rechten van je werknemers is niet toegestaan. Je kan het familiaal verlof dus niet terugdringen tot bijvoorbeeld vijf dagen per jaar.

Heeft je werknemer zijn of haar tien dagen verlof om dwingende redenen al opgebruikt? Dan kan de werknemer een dag wettelijk verlof nemen. De dag afwezigheid omzetten in een normale verlofdag, kan enkel na onderlinge overeenstemming tussen de werknemer en werkgever.

Ziekte, hospitalisatie of ongeval van een kind wordt beschouwd als een dwingende reden. Als werkgever kan je je in zo’n geval dus niet verzetten tegen de afwezigheid van de werknemer.

De bruiloft van de werknemer zelf of een naast familielid, de begrafenis van een ouder, bijzitterschap bij verkiezingen, een juryzitting in de rechtbank ... Het zijn allemaal voorbeelden van grote, geplande gebeurtenissen. Specifieke situaties waarvoor je werknemer recht heeft op één of meerdere dagen verlof, afhankelijk van de gebeurtenis, de sector en de verbondenheid met de betrokken persoon. Dit noemen we ‘klein verlet’ of ‘omstandigheidsverlof’.

De regelgeving rond verlof om dwingende redenen daarentegen is in het leven geroepen voor onvoorziene gebeurtenissen: onverwachte zaken die de werknemer niet had kunnen voorspellen.

Bij klein verlet loopt het loon van de werknemer gewoon door, verlof om dwingende redenen is doorgaans onbezoldigd.

Als werkgever ben je niet verplicht om je werknemers te betalen voor dagen van afwezigheid omwille van sociaal verlof. Doorgaans is sociaal verlof dus onbetaald, tenzij de cao, het arbeidsreglement of de arbeidsovereenkomst dit anders bepaalt.

Als werkgever kan je in je onderneming ook een eigen regeling uitwerken die voordeliger is voor je werknemers. Zo kan je bijvoorbeeld voorzien dat de eerste drie dagen verlof om dwingende redenen toch worden betaald. Ook een volledig loonbehoud is mogelijk.

De gemiste werkdagen omwille van familiaal verlof worden wel gelijkgesteld met arbeidsdagen voor de sociale zekerheid.

Binnen het bestaande verlofkrediet wegens dwingende redenen, gelden er specifieke regels voor zorgverlof. Je werknemer heeft recht op maximaal vijf – al dan niet aaneensluitende – dagen zorgverlof per kalenderjaar. Dit verlof is enkel en alleen bedoeld om persoonlijke zorg of steun te verlenen aan een hulpbehoevend familielid of een persoon die deel uitmaakt van hetzelfde gezin.

Zorgverlof is een vorm van familiaal verlof. De dag of dagen zorgverlof die je werknemer opneemt, worden dus in mindering gebracht van het aantal dagen verlof om dwingende redenen waarop je medewerker dat jaar recht heeft, wat maximaal tien is.

Let op: verwar ‘zorgverlof’ niet met ‘mantelzorgverlof’ waarbij een werknemer gedurende een bepaalde periode minder of niet werkt om zo langdurige en regelmatige hulp te verlenen aan een zorgbehoevende persoon.

Zorgverlof is specifiek bedoeld om de zorg van een familielid op te nemen. Onder ‘een familielid’ verstaan we de echtgeno(o)t(e) van de werknemer of een persoon met wie de werknemer wettelijk samenwoont. Ook bloedverwanten tot de eerste graad horen hierbij. Een werknemer kan dus zorgverlof nemen en thuisblijven om te zorgen voor een zieke ouder of een ziek kind.

De enige voorwaarde: er moet een ernstige medische reden zijn. Dit betekent elke gezondheidstoestand, al dan niet het gevolg van een ziekte of medische ingreep, die door de behandelende arts als dusdanig wordt beschouwd en waarbij de arts oordeelt dat er behoefte is aan aanzienlijke zorg of steun. Onder ‘zorg of steun’ verstaan we elke vorm van sociale, familiale of emotionele bijstand.

Ook voor zieke pleegkinderen kunnen werknemers verlof nemen. Meer weten over pleegzorgverlof? Je leest het hier.

Je werknemer verwittigt je zo snel mogelijk over zijn of haar afwezigheid. Dat kan zowel mondeling als schriftelijk. Als werkgever kan je vervolgens aan de werknemer vragen om de dwingende reden van afwezigheid te bewijzen. Dat kan door middel van documenten – denk bijvoorbeeld aan een doktersbriefje van de behandelende arts van het kind – of een ander bewijsmiddel. Uit dat bewijsmiddel moet blijken dat het kind om een ernstige medische reden behoefte heeft aan een aanzienlijke zorg of steun.