Aftrekbare beroepskosten

De naam zegt het al: beroepskosten zijn uitgaven die verband houden met je beroep. Over de aftrekbare kosten van zelfstandigen doen wilde verhalen de ronde. Maar om kosten in mindering te kunnen brengen bij je belastingaangifte moeten ze:

• verband houden met je beroep;
• noodzakelijk zijn om je bedrijf draaiende te houden;
• bewezen worden met facturen, btw-bonnen…;
• gemaakt of gedragen zijn in het jaar waarin je inkomsten verwerft.

Zuivere privékosten vallen dus uit de boot. Gemengde uitgaven die voor professioneel én privégebruik zijn, komen slechts gedeeltelijk in aanmerking.

Sommige beroepskosten zijn integraal aftrekbaar. Dat betekent dat het totale bedrag ervan wordt afgetrokken van je omzet. Wat er nadien overblijft, is je netto-inkomen waarop je belastingen betaalt. In die zin heb je er dus baat bij om je beroepskosten niet over het hoofd te zien. Want hoe méér kosten je aftrekt, hoe lager je belastbaar inkomen.

Typische voorbeelden van volledig aftrekbare beroepskosten zijn huisvestingskosten: van huur en hypothecaire interesten tot verwarming en elektriciteit. Ook je telefoon- en portkosten, bureau- en kantoorbenodigdheden, boekhoudkosten, sociale bijdragen en VAPZ vallen onder deze categorie.

Veel beroepskosten mag je maar gedeeltelijk aftrekken. Hoeveel dat percentage bedraagt, hangt af van het soort kosten. Zo zijn restaurantkosten voor 69% aftrekbaar en relatiegeschenken voor 50%. De fiscale aftrekbaarheid van brandstof hangt af van de CO2-uitstoot.

Ook je bedrijfswagen is gedeeltelijk aftrekbaar: tussen de 50 en de 100%, afhankelijk van de CO2-uitstoot. De elektrische wagen mag je tot 100% aftrekken. Verplaatsingen van en naar het werk zijn dan weer forfaitair aftrekbaar aan 0,15 euro per kilometer.

Voor grote investeringen die jarenlang meegaan, zoals een auto of een computer, geldt een gedeeltelijk afschrijvingspercentage per jaar. Een auto wordt doorgaans op vijf jaar afgeschreven, zodat je dus jaarlijks 20% van de beroepskost inbrengt. Voor een laptop of smartphone past men een percentage van 33% per jaar toe, voor een kantoorgebouw 3%.

Voor belastingplichtigen is het niet altijd haalbaar (of aantrekkelijk) om hun werkelijke beroepskosten te bewijzen. Je moet namelijk bonnetjes en bewijsstukken laten zien. Daarom zijn de 'forfaitaire beroepskosten' bedacht. Vrije beroepers, bedrijfsleiders en zelfstandigen met winst mogen hierdoor altijd een vast bedrag aftrekken, zelfs als de echte kosten veel lager zijn. De forfaitaire beroepskosten zijn dus een minimumbedrag dat zij sowieso mogen aftrekken.

Vrije beroepers kunnen kiezen voor een forfaitaire aftrek van beroepskosten. Dat bedrag wordt bepaald op basis van je omzet min je sociale bijdragen. Hoe hoger je omzet, hoe hoger het percentage. Het grote voordeel van dit systeem? Je moet niet met bewijzen aandraven. Geen gedoe dus met bonnetjes. Er is wel een keerzijde: het forfait ligt vaak lager dan je werkelijke beroepskosten zodat je uiteindelijk toch beter voor de papiermolen kiest.

In de tabel hieronder vind je de percentages die men op de forfaitaire aftrek toepast (inkomsten 2024 - AJ 2025):

Ook als bedrijfsleider kun je opteren voor een forfaitaire aftrek van 3%. Die wordt berekend op je volledige beroepsinkomen (alle vaste of veranderlijke bedragen die je ontvangt als vergoeding), verminderd met je sociale bijdragen en je vrij aanvullend pensioen VAPZ. Het maximum van de forfaitaire aftrek bedraagt 3 030 euro (aanslagjaar inkomsten 2024 - AJ 2025).

Zelfstandigen met winsten kunnen vanaf aanslagjaar 2019 kiezen voor een forfaitaire aftrek van 30%. Dit bedrag wordt eveneens berekend op basis van je bruto inkomsten min je sociale bijdragen. Het maximum van de forfaitaire aftrek bedraagt 5 750 euro (inkomsten 2024 - AJ 2025).