Temps de rafraîchir vos connaissances Dimona !

En été, vos travailleurs fixes prennent des vacances bien méritées. Pour que vos affaires marchent comme sur des roulettes, vous pouvez faire appel à de la main-d'œuvre temporaire. Pour ces travailleurs temporaires aussi, vous devez introduire à temps une déclaration Dimona correcte. Rappel des règles du jeu !

Avant que votre nouveau collaborateur ne commence à travailler, vous devez le signaler dans la Dimona. Une Dimona introduite à temps est toujours obligatoire, mais est essentielle lorsque vous engagez un étudiant ou un travailleur occasionnel. Sans une Dimona STU, FLX ou EXT, vous ne pouvez pas profiter d’un calcul de cotisations avantageux.

Quand une Dimona est-elle introduite à temps ? La déclaration est introduite à temps lorsqu’elle est faite au plus tard au moment où le travailleur commence effectivement son occupation. La date de début doit être la date de début du contrat de travail. Ces données, la date de début effective et la date de début contractuelle, ne concordent pas forcément.

Attention ! Lors d’une Dimona pour un étudiant, il faut toujours mentionner le nombre d’heures que l’étudiant prestera pour votre compte ce trimestre. Si l’étudiant preste plus ou moins d’heures, vous avez encore jusqu’à la fin du mois suivant le trimestre pour modifier le nombre d’heures.

Avec la mention Dimona OUT, vous mettez un terme à la relation contractuelle entre vous et votre travailleur. Lors d’une rupture de contrat à durée indéterminée, vous devez vous occuper vous-même de la Dimona OUT. En cas de contrat à durée déterminée, la date de fin peut immédiatement être encodée dans la Dimona IN.

Pour les contrats étudiants, c’est un prérequis. Pour un étudiant, vous devez en effet introduire une Dimona STU par trimestre qu’il est à votre service. La date de début et la date de fin peuvent alors concorder avec le début et la fin du trimestre, mais ce n’est pas une obligation (par exemple si vous travaillez avec des contrats journaliers ou mensuels).

Travailleurs occasionnels

Pour un travailleur occasionnel, vous faites un Dimona EXT.

Dans le secteur de l’Horeca, vous optez pour une Dimona horaire (avec mention de l’heure de début et de l’heure de fin) ou une Dimona journalière (uniquement mention de l’heure de début). En cas de Dimona journalière, les cotisations sont calculées sur une prestation de 6 heures, même si le travailleur a travaillé plus ou moins d’heures. Pour une Dimona horaire, une cotisation est également calculée sur un maximum de 6 heures.

Dans le secteur de l'agriculture et de l'horticulture et pour les travailleurs occasionnels du secteur funéraire, vous devez toujours indiquer l'heure de début et l'heure de fin (prévue).

La date de la Dimona IN et de la Dimona OUT est toujours identique pour un travailleur occasionnel, sauf si les prestations sont réparties sur deux jours calendrier en raison du travail de nuit.

Travailleurs flexi-job

Un travailleur flexi-job doit être déclaré à l'aide d'un Dimona FLX. A ce moment-là, l'ONSS vérifie toujours si les conditions d’occupation préalables sont respectées ; vous recevez alors une réponse OK. Sans réponse OK, vous n’êtes pas autorisé à occuper votre travailleur en tant que travailleur flexi-job. Il est préférable d'annuler immédiatement la déclaration ou de prendre contact avec l'ONSS pour clarifier la situation (certaines données ne sont pas connues).

Étant donné que vous devez vérifier chaque trimestre si les conditions d’occupation préalables sont respectées, la déclaration DIMONA d'un travailleur flexi-job (IN et OUT) ne peut jamais dépasser le trimestre. Ne concluez donc jamais de contrats de travail dépassant le trimestre. Vous introduisez la déclaration Dimona au plus tôt un mois avant le début de chaque trimestre. Ainsi, une Dimona pour le troisième trimestre allant du 1er juillet au 30 septembre peut être introduite au plus tôt le 1er juin. N'oubliez pas de préparer à temps votre déclaration Dimona pour le trimestre suivant si vous souhaitez toujours occuper le même travailleur flexi-job.

Si le contrat de travail flexi-job est oral, une Dimona doit être établie par jour, comme pour un travailleur occasionnel, avec mention des heures de début et de fin. La date de la Dimona IN et celle de la Dimona OUT sont alors identiques, sauf si la prestation est répartie sur deux jours calendrier en raison d'un travail de nuit.

Il y a différentes situations dans lesquelles il est nécessaire de modifier une Dimona déjà introduite. Il n’est toutefois pas toujours possible d’apporter des modifications. Par exemple, si le travailleur commence à travailler plus tard que prévu. Vous devez alors annuler la déclaration initiale et introduire une nouvelle Dimona.

Votre travailleur ne se présente pas ? Annulez la Dimona. Vous avez jusqu’à la fin de la journée où le travailleur aurait dû commencer le travail.

Pour les travailleurs occasionnels et les flexi-jobbers, des règles particulières sont en vigueur en ce qui concerne la modification de la durée de début et de fin des prestations. Pour les travailleurs occasionnels, vous devez toujours introduire une déclaration par jour. Pour les flexi-jobbers, vous pouvez également introduire une Dimona pour une période déterminée.

• Si le travailleur commence le travail plus tôt ou plus tard que prévu, vous devez transmettre l’heure de début exacte avant que le travailleur ne commence à travailler.
• Si le travailleur est occupé plus longtemps que prévu, vous avez 8 heures pour indiquer l’heure de fin exacte. Si l’heure de fin était prévue entre 20h et minuit, vous avez le temps jusqu’au lendemain 8h pour apporter des modifications.
• Si le travailleur arrête le travail plus tôt, vous avez jusqu’à minuit pour communiquer l’heure de fin exacte.

Quelques exemples schématisés apporteront peut-être plus de clarté.

La date peut également changer. Si les prestations ont lieu un jour plus tôt que prévu, il suffit de modifier la date de la Dimona IN originale. En revanche, si les prestations ont lieu à une date ultérieure à celle qui a été renseignée dans votre Dimona, vous devez annuler la Dimona IN originale à temps et faire une nouvelle Dimona avec la date correcte.

Introduire une déclaration Dimona correcte dans les temps est crucial. Si vous avez encore des questions à ce sujet, n’hésitez pas à vous adresser à votre personne de contact chez Acerta.