Tijd om de Dimona-spelregels nog eens op te frissen!

In de zomer zijn je vaste werknemers met welverdiende vakantie. Om de zaken goed te laten lopen, kan je beroep doen op tijdelijke krachten. Ook voor deze tijdelijke werknemers moet je een tijdige en correcte Dimona-aangifte doen. Wat zijn de spelregels ook alweer?

Vooraleer je nieuwe medewerker start met werken, meld je hem of haar aan in Dimona. Een tijdige Dimona is altijd verplicht, maar is een essentiële vereiste wanneer je een student of gelegenheidswerknemer laat werken. Zonder een tijdige Dimona STU, FLX of EXT kan je niet genieten van de voordelige bijdragenberekening.

Wanneer is een Dimona tijdig? De aangifte is tijdig wanneer die wordt gedaan uiterlijk op het moment dat de werknemer effectief begint te werken. Als begindatum moet de startdatum van de arbeidsovereenkomst meegegeven worden. Deze data, de effectieve startdatum en de contractuele startdatum, stemmen niet noodzakelijk overeen.

Opgelet! Bij een Dimona voor een student moet je ook altijd het aantal uren vermelden dat de student dat kwartaal bij jou zal werken. Heeft de student toch meer of minder uren gewerkt, dan heb je nog tot het einde van de maand volgend op het kwartaal om het aantal uren te wijzigen.

Met de melding Dimona OUT sluit je als werkgever de contractuele band tussen jou en je werknemer af. Bij de beëindiging van een contract voor onbepaalde duur moet je als werkgever zelf nog de Dimona OUT doen. Bij contracten voor bepaalde duur kan bij de Dimona IN meteen de einddatum meegegeven worden.

Voor de studentenovereenkomsten is dit zelfs een verplichting. Voor een student moet je immers een Dimona STU doen per kwartaal dat hij of zij bij jou werkt. De begin- en einddatum kunnen dan samenvallen met de start en het einde van het kwartaal, maar dit hoeft niet altijd zo te zijn (bijvoorbeeld wanneer je werkt met dag – of maandcontracten).

Gelegenheidswerknemers

Voor een gelegenheidswerknemer doe je een Dimona EXT.

In de horecasector kies je voor Dimona-uren (met begin – en einduur) of voor een Dimona-dag (met enkel vermelding van het beginuur). Bij een Dimona-dag worden de bijdragen berekend op een prestatie van 6 uur, zelfs al heeft de werknemer meer of minder gewerkt. Bij een Dimona-uren wordt er ook op maximum 6 uren een bijdrage berekend.

In de land- en tuinbouwsector en voor de gelegenheidswerknemers in de begrafenissector geef je steeds zowel het beginuur als het (verwachte) einduur door.

De datum van de Dimona IN en van de Dimona OUT zijn voor een gelegenheidswerknemer steeds identiek, tenzij de prestaties gespreid zijn over twee kalenderdagen door nachtarbeid. 

Flexi-jobwerknemers

Een flexi-jobwerknemer moet gemeld worden met een Dimona FLX. De RSZ controleert op dat ogenblik steeds of de voorafgaande tewerkstellingsvoorwaarden in orde zijn, je krijgt dan een respons OK. Zonder respons OK kan je je werknemer niet als flexi-jobwerknemer laten werken. Je annuleert de aangifte dan best onmiddellijk of neemt contact op met de RSZ om de situatie verder uit te klaren (sommige gegevens zijn daar niet gekend).

Omdat elk kwartaal opnieuw nagegaan moet worden of de voorafgaande tewerkstellingsvoorwaarden in orde zijn, mag de Dimona-aangifte voor een flexi-jobwerknemer (IN én OUT) nooit kwartaaloverschrijdend zijn. Sluit ook je arbeidsovereenkomsten dus nooit kwartaaloverschrijdend. De Dimona-aangifte doe je ten vroegste één maand voor het begin van elk kwartaal. Een dimona voor het derde kwartaal dat loopt van 1 juli-30 september, doe je dus ten vroegste op 1 .juni. Vergeet zeker niet om je Dimona-aangifte voor het volgende kwartaal tijdig in orde te brengen, wanneer je diezelfde flexi-jobwerknemer ook dan nog wil tewerk stellen.

Als de flexi-jobarbeidsovereenkomst mondeling is, moet er zoals bij een gelegenheidswerknemer per dag een Dimona gebeuren met de vermelding van begin – en einduur. De datum van Dimona IN en de Dimona OUT zijn dan identiek, tenzij de prestaties gespreid zijn over twee kalenderdagen door nachtarbeid. 

Er zijn verschillende situaties mogelijk waarin het nodig is om een gedane Dimona te wijzigen. Wijzigingen zijn echter niet altijd mogelijk. Bijvoorbeeld wanneer je werknemer later start met werken dan voorzien. Dan moet je de initiële aangifte annuleren en een nieuwe Dimona doen.

Komt je werknemer toch niet opdagen? Dan annuleer je de Dimona. Je hebt hiervoor  de tijd tot het einde van de dag waarop de werknemer had moeten beginnen werken.

Voor gelegenheidswerknemers en voor flexi-jobbers gelden bijzondere regels wat betreft de wijziging van het begin- en einduur van de prestaties. Voor gelegenheidswerknemers moet je altijd een aangifte per dag doen. Voor flexi-jobbers kan je ook voor een bepaalde periode een Dimona doen.

• Start de werknemer vroeger of later dan voorzien met werken, dan moet je het exacte beginuur hebben doorgegeven vooraleer de werknemer is gestart met werken.
• Werkt de werknemer langer door dan voorzien, dan heb je 8 uur de tijd om het correcte einduur aan te geven. Was het einduur voorzien tussen 20 uur ’s avonds en middernacht, dan heb je nog tot 8 uur van de ochtend daarop om de wijziging te doen.
• Stopt de werknemer vroeger met werken, dan heb je tot middernacht om het juiste einduur door te geven.

Enkele voorbeeldjes in een schema brengen misschien meer duidelijkheid.

Het kan ook zijn dat de datum wijzigt. Gebeuren de prestaties op een vroegere dag dan voorzien, dan wijzig je gewoon de datum van de oorspronkelijke Dimona IN. Gebeuren er prestaties op een latere datum dan de datum die oorspronkelijk werd opgenomen in je Dimona, dan moet je de oorspronkelijke Dimona IN  daarentegen tijdig annuleren en een nieuwe Dimona doen met de correcte datum.

Een correcte en tijdige Dimona-aangifte doen is van groot belang. Heb je hier nog vragen over, neem dan zeker contact op met je aanspreekpunt bij Acerta.