Vrijwilligerswerk: waar moet je rekening mee houden?

We spreken van vrijwilligerswerk wanneer iemand zich vrijwillig inzet in een organisatie die geen winst nastreeft. Commerciële initiatieven kunnen in principe geen beroep doen op vrijwilligers, ook activiteiten in het eigen privé-of familieverband zijn geen vrijwilligerswerk.

Het vrijwilligerswerk gebeurt steeds onbezoldigd. Dat onbezoldigd karakter betekent niet dat je geen enkele vergoeding kan betalen. Je kan steeds een onkostenvergoeding toekennen, zo compenseer je  de kosten die naar aanleiding van het vrijwilligerswerk worden gemaakt.

De onkostenvergoeding kan een forfaitair of reëel karakter hebben.

• Forfaitaire vrijwilligersvergoeding: de grensbedragen van de forfaitaire vrijwilligersvergoeding liggen voor 2024 op 41,48 euro per dag en 1.659,29 euro per jaar. Binnen deze grenzen wordt deze vergoeding geacht werkelijk gemaakte kosten te dekken, zonder dat die kosten bewezen moeten worden.
• Reële vrijwilligersvergoeding: bij een reële kostenvergoeding betaal je de kosten terug op basis van bewijsstukken (kassaticketjes, facturen). De reële kostenvergoeding heeft geen bovengrens maar dient binnen redelijke grenzen te blijven.

Elk kalenderjaar moet je de keuze maken hoe de kosten vergoed worden, want je kan beide manieren van vergoeden niet combineren. De enige uitzondering daarop is de combinatie van het forfait met de terugbetaling van de werkelijke vervoerskosten. Deze mogelijkheid is beperkt tot 2000 km per jaar. Voor verplaatsingen met de eigen wagen, motor- of bromfiets van de vrijwilliger, kan je tot 31 maart 2024 0,4269 euro per kilometer toekennen. Vrijwilligers die met de fiets komen, kunnen een fietsvergoeding van maximaal 0,35 euro per gereden km genieten.

Let op: een vergoeding per uur of per shift is steeds uit den boze. In dat geval kunnen de inspectiediensten de vrijwilligers als werknemers kwalificeren en oordelen dat de vermeende vrijwilligers een arbeidsovereenkomst van (on)bepaalde duur moeten krijgen.

Zolang de grenzen niet overschreden worden, moeten op vrijwilligersvergoedingen geen fiscale en sociale inhoudingen gebeuren en moet er ook geen fiscale fiche worden opgemaakt. Het volstaat dat je, op vraag van de belastingadministratie, een “nominatieve lijst” kan voorleggen waarop de betaalde kostenvergoedingen per vrijwilliger worden vermeld. De belastingadministratie kan dan ook de bewijsstukken opvragen waarop de betalingen zijn gebaseerd.

Indien de grensbedragen wel overschreden worden, zijn de betaalde vergoedingen in principe belastbaar en moet een fiscale fiche worden opgemaakt. De vrijwilliger heeft echter wel de mogelijkheid om aan te tonen dat zijn werkelijke kosten hoger liggen en de hogere vergoeding dus verantwoord is, mits het nodige bewijs daarvan.   

Voor bepaalde categorieën van vrijwilligers geldt een verhoogd jaarbedrag van 3.047,43 euro. Op dagbasis moet de traditionele grens van 41,48 euro nog steeds gerespecteerd worden. Deze categorieën vrijwilligers kunnen op jaarbasis dus enkel meer dagen vrijwilligerswerk verrichten, zonder de jaargrens te overschrijden.

Dit verhoogd grensbedrag geldt voor activiteiten als:

• vrijwilligers in de sportsector: sporttrainer, sportlesgever, sportcoach, jeugdsportcoördinator, sportscheidsrechter, jurylid, steward, terreinverzorger-materiaalmeester, seingever bij sportwedstrijden;
• de vrijwillige nachtoppas, te weten het inslapen, evenals de dag-oppas bij hulpbehoevende personen;
• vrijwilligers in het niet-dringend liggend ziekenvervoer, dat is het liggend ziekenvervoer naar, vanuit en tussen ziekenhuizen of vestigingsplaatsen van ziekenhuizen en volgens de voorwaarden en kwaliteitscriteria die iedere gemeenschap bepaalt.

Deze verhoging geldt echter niet indien de vrijwilliger in dezelfde periode ook als verenigingswerker actief is bij de betrokken organisatie.