Een handleiding in hybride werken voor werkgevers

Hybride werken is door de digitalisering van de afgelopen jaren makkelijker dan ooit tevoren. En toch is het voor verschillende werkgevers nog steeds een drempel. Hoe bewaakt een werknemer de grens tussen werk en privé van thuis uit? En hoe zit het met voordeel alle aard en arbeidsongevallen in de thuiswerkomgeving? Acerta graaft dieper de verplichtingen van jou als werkgever.

Door een hybride werkbeleid geef je je werknemer vooral flexibiliteit. Tussen meetings door kan die namelijk eens wat vuile kleren in de wasmachine steken, een kwartiertje op de loopband spenderen of de lunch samen met de buurvrouw opeten. Jouw flexibiliteit betaalt zich op die manier terug in gelukkigere en meer gemotiveerde werknemers. Een voordeel dat staat als een huis.

Natuurlijk springt niet elke werknemer even verstandig om met pauzes tijdens thuiswerk. Of met hybride werken in het algemeen. Bij gebrekkige opvolging of te vage richtlijnen ontstaat er al snel misbruik van hybride werken. Wees als werkgever ook altijd waakzaam voor de vervaging van werk en privé. De ene medewerker haalt hier energie uit, voor de andere is thuis zijn net een bron van stress. Babbel met je werknemer over de noden en wensen. Niet elke werknemer wil of kan hybride werken.

Een voordeel alle aard is een voordeel dat je als werkgever toekent aan je werknemers. Denk bijvoorbeeld aan een bedrijfswagen, computer, smartphone, verwarming, elektriciteit, internetabonnement en meer. Mag je werknemer die spullen ook privé gebruiken? Dan betaalt de werknemer daarvoor een som aan de werkgever. Heeft je werknemer bijvoorbeeld een bedrijfswagen die ook in de vrije tijd gebruikt wordt? Dat kan je een vergoeding vragen. Een voordeel alle aard is onderdeel van het beroepsinkomen van je werknemer, waardoor ze hierop belasting betalen. Niet te verwarren met sociale voordelen dus.

De algemene regel? De arbeidsovereenkomst loopt ook bij hybride werken onveranderd door. Je werknemers blijven dus recht hebben op hun volwaardige loon. Omdat voordelen alle aard onderdeel zijn van dat loonpakket, behoudt de werknemer het recht op deze voordelen. Daarbovenop krijgt de werknemer ook vaak een thuiswerkvergoeding. 

Een concreet voorbeeld: je biedt je werknemer niet alleen voor de woon-werkafstand een bedrijfswagen aan, maar ook voor privédoeleinden. Je werknemer behoudt dit voordeel als hij of zij op een andere locatie dan de normale werkplaats werkt. De fiscus beschouwt het privégebruik van de bedrijfswagen als een belastbaar voordeel, ongeacht hoe vaak de wagen effectief wordt gebruikt. Het feit dat je werknemer geen of minder woon-werkverkeer aflegt, doet dus geen afbreuk aan het feit dat hiervoor een voordeel in natura berekend zal worden. Voor het privégebruik van een bedrijfslaptop of -smartphone geldt hetzelfde principe.

Werkt je werknemer thuis met eigen IT-materiaal? Dan moet je als werkgever hiervoor een tegemoetkoming betalen. 20 euro per maand is de maximale forfaitaire kostenvergoeding die de fiscus en RSZ aanvaarden. Daarbovenop kan je als werkgever een kostenvergoeding van maximaal 20 euro geven indien je werknemer ook een eigen internetaansluiting en -abonnement gebruikt tijdens het hybride werken.

Hybride werken brengt voor de werkgever vaak wat extra investeringen met zich mee. 53,6% van de werkgevers geeft aan dat ze afgelopen jaren investeerden in bedrijfseigen IT-materiaal met de nodige beveiligingen voor werknemers die van thuis uit werken. En niet alleen het materiaal van je werknemers dient op een correcte manier beveiligd te worden, heel wat werknemers hebben vaak te maken met bedrijfsgegevens en gevoelige data. Een duidelijke thuiswerk- en/of IT-policy bepaalt op welke manier je die gevoelige data beschermt. In de bevraging gaf ongeveer de helft van de werkgevers (51,4%) aan dat ze hun IT-policy hebben aangepast om veilig thuis- en telewerken mogelijk te maken.

Wanneer je werknemer een ongeval heeft tijdens en door de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, en dat ongeval een letsel veroorzaakt, is er sprake van een arbeidsongeval. Hybride werken is daarbij ook onderdeel van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Dat geldt zowel voor structureel als occasioneel telewerk. Wanneer een werknemer thuis van de trap valt tijdens een professioneel telefoongesprek, klasseren we dat als een arbeidsongeval. Wanneer die persoon tijdens de middagpauze in de tuin voetbalt en slecht valt, dan is dat volgens die definitie geen arbeidsongeval.

Zowel arbeidsongevallen als arbeidswegongevallen zijn gedekt. Arbeidswegongevallen zijn de ongevallen die zich voordoen op het normale traject dat de werknemer aflegt om zich van de verblijfplaats naar de plaats van tewerkstelling – en omgekeerd – te begeven. In vele gevallen zal de woonst van de werknemer de thuiswerkplaats zijn, maar het is evengoed mogelijk dat de werknemer een andere plaats kiest om hybride te werken. Bij thuiswerk in het buitenland is de situatie natuurlijk wat complexer. Verder worden ongevallen die voorvallen op de weg van en naar de school of opvangplaats van het kind van de werknemer enerzijds, en op de weg van en naar de plaats waar de telewerker gaat eten (of eten gaat (af)halen) tijdens de werkdag anderzijds, als arbeidswegongeval erkend.

Een werknemer die een arbeidsongeval heeft tijdens hybride werken, kan het enkel als arbeidsongeval laten erkennen als telewerk binnen de organisatie toegestaan is en daarvan schriftelijk bewijs bestaat. Als werkgever doe je er dus goed aan om vast te leggen waar en wanneer telewerk gepresteerd moet/mag worden. Als er schriftelijk bewijs is, dan zal het vermoeden van een arbeidsongeval enkel gelden voor ongevallen in de woonplaats of andere plaats waar het telewerk gewoonlijk uitgevoerd wordt. Het ongeval moet daarbij ook plaatsvinden tijdens de normale werkuren, die ook gelden op de bedrijfslocatie. Geen schriftelijk document voorhanden? Dan zal je werknemer slechts gedekt zijn wanneer er een bewijs bestaat dat het arbeidsongeval zowel tijdens als door de uitvoering van de arbeidsovereenkomst gebeurde.

Om verzekeringsrechtelijke problemen te vermijden, breng je best je arbeidsongevallenverzekeraar op de hoogte van de telewerksituatie met het oog op een correcte risico-evaluatie. Als je werknemer thuis een arbeidsongeval heeft, dan moet je dit steeds aangeven bij je verzekeraar.

Hoewel veel werknemers het fijn vinden om thuis te werken, schuilt er ook een gevaar in: de grens tussen werk en privé kan vervagen. Er is immers geen fysieke deur meer die ze ’s avonds achter zich dichttrekken. Help je werknemers bij het bewaken van de grens door de nodige structuur te bieden. Door heldere verwachtingen en planningen mee te geven, weten je werknemers precies waar ze aan toe zijn en hebben ze de vrijheid om te werken op een manier waarop ze zelf het meest productief zijn. 

Voorzie daarbij ook het juiste materiaal. De eenvoudigste voorbeelden daarvan zijn een laptop en toegang tot de bedrijfssystemen. Maak gebruik van een virtual private network (VPN) als bescherming tussen je (bedrijfs)laptop en bedrijfsnetwerk. Bedenk ook welke extra online tools je werknemers nodig hebben om met elkaar in contact te blijven, zoals Skype voor bedrijven of Microsoft 365.

Steeds meer werkgevers stappen af van vaste werktijden – zowel bij thuiswerk als op kantoor. Niemand kan de hele dag geconcentreerd en productief zijn. Door je werknemer zelf uren te laten kiezen – binnen de grenzen die jij aangeeft – benut hij of zij de werkuren ten volste. Al aan een flexibel uurrooster voor bepaalde werknemers gedacht? Werknemers met kleine kinderen zullen misschien efficiënter hun werk kunnen doen wanneer die laatsten in bed liggen. Durf in sommige gevallen afwijken van de traditionele werkuren en te kiezen voor variabele uurroosters: zo blijft werken haalbaar voor iedereen en creëer je een duurzaam aanwezigheidsbeleid op kantoor.

Je maakt best tot in de kleinste details afspraken over hybride werken. Denk bijvoorbeeld aan een afspraak over wanneer je elkaar mag contacteren tijdens de werkuren. Overleg dit goed met je werknemers en zorg voor een transparante communicatie. Zo weet jij dat iedereen een correct aantal uren werkt en weten je werknemers ook van elkaar wanneer ze beschikbaar zijn. Volg de workload van je werknemers nauw op, eventueel via taak- en tijdsregistratie. Plan wekelijks een videovergadering in om to do’s te bespreken en moedig je werknemers tijdens die momenten aan om hun camera aan te zetten. Zo ‘zien’ ze elkaar toch regelmatig.

Het laatste dat je wil is een werknemer die na een lange thuiswerkdag zuchtend en uitgeblust in de zetel ploft. Gemotiveerde werknemers die gelukkig aan hun werkdag beginnen, zijn beduidend energieker. Zorg er dus zeker voor dat je werknemer taken doet die energie opleveren. Zeker in een thuiswerkomgeving die buiten je directe controle ligt. Door de vaardigheden van je personeel te koppelen aan wat ze graag doen, haal je het meeste uit je werknemers, ook van thuis uit.

Geef daarbij je werknemers de kans om online nieuwe kennis te vergaren in webinars of online courses. Denk daarbij aan het hele team: het kan interessant zijn om in te zetten op complementaire competenties. En organiseer ook momenten waarop ze die nieuwe kennis met de anderen kunnen delen. Seniorprofielen kunnen nieuwe profielen daarbij intern online opleiden. Zo leert je personeel van elkaar en groeit de kennis binnen je onderneming, zonder extra kosten aan externe opleidingen.

Verantwoordelijkheid en zelfsturing zijn belangrijke begrippen als het op hybride werken aankomt. Ondersteun je werknemers op de juiste manier en speel in op hun intrinsieke motivatie. Geef ze vertrouwen, maak duidelijke afspraken over wat je verwacht en geef ze verantwoordelijkheid. Laat ook zien dat je betrokken en bereikbaar bent als werkgever. Dat kan je doen door bijvoorbeeld op vaste tijdstippen samen taken en prioriteiten vast te leggen, of door een virtueel afstemmomentje in te plannen waarop je werknemers met vragen of opmerkingen mogen aankloppen. Stem je stijl daarbij zeker af op je medewerker: waar de ene nood heeft aan concrete instructies, moet je een ander gewoon een duidelijke richting aangeven en slechts af en toe bijsturen. Op deze pagina bundelden we heel wat relevante informatie over leidinggeven.

Zorg dat je werknemers geconnecteerd blijven en zich deel van de groep voelen. Voorzie als werkgever regelmatig contact, zowel formeel als informeel. Belangrijk is dat je daarbij een juiste balans vindt, bijvoorbeeld tussen mailen of chatten en in realtime met elkaar communiceren. Organiseer op regelmatige basis een zogenaamde ‘check-in’ met je werknemers. Hoe voelen ze zich? Hoe zit het met hun stressniveau? Stel gezamenlijke doelen en vier je successen met het hele team.

Het gevoel van samenhorigheid blijft belangrijk, zelfs op afstand. Thuiswerkers zien hun collega’s minder, maar dat wil niet zeggen dat er minder contact moet zijn. Een informele babbel van tijd tot tijd doet veel voor het teamgevoel en zorgt voor verbondenheid.