Tijdsregistratie personeel: wat zegt de wetgeving

Tijdsregistratie is een systeem waarmee je als werkgever kunt opvolgen wanneer je werknemers beginnen en eindigen met hun werkdag of dienst. Zo’n systeem werd vroeger al bij heel wat bedrijven ingezet in de vorm van een prikklok of tikklok. Sinds kort is er meer vraag naar een tijdsregistratiesysteem – bijvoorbeeld via een app – onder andere vanwege de opkomst van het telewerken. In dit artikel brengen we je op de hoogte van alle actuele informatie, rechten en plichten rond tijdsregistratie.

Het idee achter de prikklok – of elk ander tijdsregistratiesysteem – is tweevoudig: enerzijds beschermt het systeem de werknemer tegen onredelijke eisen van de werkgever (overuren, te weinig pauze) en anderzijds geeft het de werkgever inzicht in de werkuren van het personeel. 

Voor wie alles wil weten over personeelsadministratie is er ook dit artikel.

Hoewel er nog geen algemene verplichting is ingevoerd voor tijdregistratie, zijn er in het Belgisch arbeidsrecht wel al enkele controlemaatregelen opgenomen. Beschik je in andere gevallen niet over een tijdsregistratiesysteem? Dan bega je dus niet meteen een fout, zo zegt de Arbeidsrechtbank.

Voor sommige bedrijven biedt het registreren van werkuren geen meerwaarde. Maar bijvoorbeeld wanneer je met glijdende uurroosters werkt – je werknemer beslist dan zelf het begin en einde van de werkdag – is een tijdsregistratiesysteem wel verplicht. Het gebruik van een geautomatiseerde tool is zeker ook aan te raden voor bedrijven die een groot personeelsbestand hebben, werken met flexibele uurroosters of veel werk hebben aan hun personeelsplanning en –administratie.

In volgende gevallen legt de wet het gebruik van een tijdsregistratiesysteem op: 

- Het verplicht gebruik van een tijdsregistratiesysteem bij glijdende uurroosters. Sinds 1 juli 2024 zijn er bovendien uitdrukkelijk straffen opgenomen in het sociaal strafwetboek wanneer je geen correcte tijdsregistratie toepast bij glijdende uurrosters.

- De verplichte registratie van alle afwijkingen op het normale uurrooster van deeltijdse werknemers in een afwijkingsregister. Dit afwijkingenregister kan de werkgever vervangen door gebruik te maken van een tijdsregistratiesysteem.

- In bepaalde sectoren wordt een vorm van tijdsregistratie opgelegd (bv. transportsector).

Andere maatregelen die de wet voorziet om correcte werktijden voor werknemers te garanderen:

- Overuren zijn aan strenge regels onderworpen.

- Je kan je werknemers, binnen bepaalde grenzen, variabel laten werken. Lees meer over variabele uurroosters.

- Het opnemen van alle mogelijke uurroosters in het arbeidsreglement.

Wil je een tijdsregistratiesysteem invoeren? Dan moet je dit opnemen in je arbeidsreglement en je bestaande reglement dus aanpassen. Kondig deze wijziging tijdig bij je werknemers aan en leg ook je intenties en verwachtingen daarbij uit. Zo vermijd je dat je werknemers argwanend worden of het gevoel krijgen dat ze gecontroleerd worden. Er bestaan verschillende tools die als digitale prikklok functioneren. Acerta werkt samen met bookU, een gebruiksvriendelijke tijdsregistratie- en planningstool. 

Zo digitaliseer je je bedrijf nog verder.

Dankzij die digitale tools kun je je werknemers dus ook op afstand laten inklokken. Leg de afspraken hierrond duidelijk vast, zowel mondeling als in het arbeidsreglement. Wil je dat je werknemers op een vaste tijd in- en uitklokken? Of gun je je werknemers de flexibiliteit om op eender welk moment aan hun werkdag te beginnen, zolang ze hun uren maar maken? Bespreek ook wat er gebeurt als iemand overuren maakt, wie hij of zij daarvan vooraf op de hoogte moet brengen/toestemming moet vragen en wanneer de extra werktijd gecompenseerd wordt.

Er zijn heel wat voordelen verbonden aan digitale, geautomatiseerde tijdsregistratie: 

• een tijdsregistratiesysteem is neutraal en schept vertrouwen,

• verlofdagen en andere afwezigheden worden eenvoudig ingepland, 

• in één oogopslag krijg je zicht op je personeelsplanning, 

• je automatiseert en optimaliseert je hr-processen en loonadministratie, 

• je bespaart tijd én dus ook geld.

Acerta werkt samen met bookU, een plannings- en tijdsregistratietool die helemaal geïntegreerd is met de payrolltool.
Werken je werknemers regelmatig op afstand? Verdiep je dan zeker in de regelgeving rond hybride werken.

De prikklok is niet in het leven geroepen om controle uit te oefenen: het is juist bedoeld ter bescherming van de rechten van de werknemer én om meer transparantie en flexibiliteit te kunnen garanderen. 

Uiteindelijk draait het allemaal om wederzijds vertrouwen en het welzijn van de werknemer. Is tijdsregistratie het tegenovergestelde van flexibiliteit? Zeker niet. Je zou juist sterker kunnen inzetten op flexibel werken dankzij de prikklok.

Met de prikklok worden telewerken en hybride werken overzichtelijker, ook voor de werknemer zelf. Als je je personeel de kans wilt geven om naar eigen inzicht (en binnen de grenzen van de juridische mogelijkheden) de werkuren in te vullen, dan biedt een tijdsregistratiesysteem een handige houvast. Er is transparantie naar beide partijen en de administratie wordt versimpeld. Door een betere work-lifebalans zullen je werknemers zich prettiger in hun vel voelen, wat vervolgens ook weer merkbaar is in de resultaten van je bedrijf. 

Als je werknemers trouwens overuren presteren, ben je best op de hoogte van de regels omtrent overwerk.

Je kunt overwegen om je werknemers nog meer flexibiliteit te geven door hen zelf te laten kiezen hoe ze hun extra tijd en energie willen laten verlonen. De één wil wat meer verlof, de ander verkiest een uitbetaling:

-        Via een cafetariaplan kan je je werknemer de mogelijkheid geven om extralegale vakantiedagen om te zetten in een ander loonvoordeel of omgekeerd een ander loonvoordeel om te zetten in extra vakantie. Wil je meer weten over de mogelijkheden van het cafetariaplan? We informeren je graag.

-        Voor 91 uren (of een hoger aantal bepaald door de sector of onderneming) kan je werknemer kiezen of hij overuren gepresteerd in het kader van buitengewone vermeerdering van werk of onvoorziene noodzakelijkheid laat uitbetalen in plaats van inhaalrust te nemen.

-        Door loopbaansparen mogelijk te maken in je onderneming kan je werknemer o.a. vrijwillige overuren opsparen om op een later moment betaald afwezig te zijn.

Zo laat je zien dat tijdsregistratie niets te maken heeft met controle, maar met welbevinden.