Internationale payroll en tewerkstelling

Zet je medewerkers in meerdere landen aan het werk? Of stel je als buitenlandse werkgever werknemers tewerk in België? Misschien doe je wel de buitenlandse payroll voor je Belgisch of je buitenlands filiaal? Denk je erover medewerkers te detacheren naar het buitenland of zijn er gedetacheerde medewerkers actief bij jou? 

Zodra je werknemers in verschillende landen werken en/of betaald worden, krijg je mogelijk te maken met een internationale payroll.

Met Acerta aan je zijde verloopt je payroll en administratie van een leien dakje. We kennen de Belgische wetgeving door en door en hebben de loonadministratie helemaal in de vingers. Daarnaast kun je rekenen op gespecialiseerde kennis, advies en diensten rond álle aspecten van internationale tewerkstelling. Van administratieve formaliteiten en sociale zekerheid tot juridische dienstverlening en fiscale optimalisatie. Indien buitenlands advies of internationale payroll nodig is, doen we een beroep op ons buitenlands netwerk. Dat is immers een ingewikkelde en foutgevoelige materie.

In deze tijden van globalisering is internationale tewerkstelling een manier om je organisatie te helpen groeien. Maar hoe pak je die internationale payroll aan? Welke administratie komt er kijken bij detachering van werknemers voor opdrachten in het buitenland, aan een zusterbedrijf of bij aanwerving van werknemers uit een ander land? Acerta Consult vertelt je alles over onder meer de salary split en A1-verklaringen zodat jij het correct kunt regelen.

Bij een internationale payroll heb je te maken met een salary split: de verdeling van de belastingheffing tussen twee of meerdere landen. Het kan gaan om een formele of een feitelijke salary split.

Je werknemer heeft meerdere werkgevers in verschillende landen en krijgt verschillende loonuitbetalingen. Een formele salary split is dan een structuur die je opzet om organisatorische of fiscale redenen waarbij de werknemer belastingen betaalt volgens de lokale regels in elk land.

Een feitelijke salary split houdt in dat jij als enige werkgever het volledige loon van je werknemer betaalt, ondanks de internationale tewerkstelling. Het loon is belastbaar in de verschillende landen waar de persoon actief is. Het gaat dus meer om een belastingssplit.

Een feitelijke salary split is het geval als je werknemer binnen een periode van 12 maanden meer dan 183 dagen fysiek in een ander land werkt waar hij niet officieel woont. De werkdagen in dat land worden dan op basis van het dubbelbelastingverdrag belast.

Ook als je onderneming in België gevestigd is maar je werknemer in Nederland woont, is er sprake van een salary split. De werkdagen in Nederland zijn dan daar belastbaar, de dagen waarop deze persoon fysiek in België werkt zijn in ons land belastbaar.

Op fiscaal vlak is een salary split vaak voordelig voor de werknemer. Dit omdat er in meerdere landen een lager belastingtarief van toepassing is op het in dat land belastbare deel van het loon.

De belastingaangiftes zijn echter wel ingewikkelder, want deze moeten ingediend worden in de verschillende landen. Als werkgever moet je erover waken dat je de correcte fiscale voorheffing inhoudt, mogelijk in meerdere landen. Je moet ook vóór je de internationale payroll start, nagaan of er een dubbelbelastingverdrag afgesloten is tussen België en de betrokken landen.

Kiezen jullie voor een feitelijke split? Dan moet jij als Belgische werkgever je aanmelden bij de overheidsdiensten van het land of de landen waarin je werknemer actief is. Je moet een payroll opstellen in dat land zodat sociale en/of fiscale afdrachten via die payroll verlopen. Dit is een zogenaamde schaduwpayroll: je gebruikt deze enkel om de sociale en fiscale bijdragen te berekenen en door te storten. De inhouding van de bijdragen op het loon gebeurt op de ‘echte’ payroll.

Een belangrijk aandachtspunt is verder ook de sociale zekerheid. Om dit in orde te brengen moet je eerst en vooral een A1-verklaring aanvragen.

Dergelijk A1-document geldt als bewijs dat je als werkgever in orde bent met de Belgische sociale bijdragen voor je werknemer die in het buitenland is tewerkgesteld. Vanaf de eerste werkdag in het andere land, zijn de sociale zekerheidsbijdragen al van toepassing.

Een A1-document aanvragen is verplicht als je een werknemer tijdelijk of structureel een opdracht in het buitenland laat vervullen. Maar ook als je iemand tewerkstelt die bij meerdere werkgevers in meerdere landen actief is. En zelfs als je als zelfstandige in het buitenland gaat werken.

Binnen de EU kan een werknemer slechts aan één socialezekerheidsstelsel onderworpen worden, ook als deze persoon in meerdere landen werkt. In principe geldt de regel dat de sociale zekerheid dan geldt in het land waar de werknemer minstens 25% werkt.

Gaat het om een land buiten de EU? Dan moet je controleren of er een bilateraal akkoord is met België over sociale zekerheid.

Meer advies?  Neem contact op met onze experten

Voor een buitenlandse werkgever die tijdelijk buitenlandse werknemers tewerkstelt in België is een Limosa-melding verplicht en dat vóór de aanvang van dat werk. Ook als Belgische werkgever moet je dit in het oog houden. De melding dient namelijk om fraude tegen te gaan en bij het niet correct regelen ervan kan dit tot boetes leiden. De melding gebeurt via een online platform van de Belgische overheid.