Een werknemer ontslaan? Zo volg jij als werkgever de correcte ontslagprocedure

Lees meer over de rechten en plichten van een werknemer bij ontslag.

Werknemers ontslaan is nooit een pretje. Het gaat gepaard met lastige gesprekken, complexe administratie en ongetwijfeld heel wat vragen van je net ontslagen werknemer. En natuurlijk wil je ook de correcte ontslagprocedure volgen. Je pakt het als werkgever dus best doordacht aan. We leggen je daarom graag uit hoe ontslag geven als werkgever juist en zonder problemen verloopt.

Verder op deze pagina gaan we dieper in op verschillende elementen die te maken hebben met een ontslagprocedure, maar we lijsten voor jou alvast de cruciale punten op:

1. Stuur een aangetekende ontslagbrief, ondertekend door een bevoegd persoon.

2. Geef hierbij het begin en de duur van de opzegperiode mee. Bij een ontslag om dringende reden moet je een motivatie toevoegen.

3. Respecteer de wettelijke opzegtermijn. Je leest hier hoe je die opzegtermijn berekent.

4. Als je een onmiddellijke stopzetting eist, betaal dan de opzegvergoeding.

5. Bezorg je werknemer een C4 zodat hij of zij zich kan inschrijven als werkzoekende.

6. Houd rekening met de eventuele specifieke voorwaarden die gelden voor bepaalde werknemers, vb. sollicitatieverlof, loopbaanbegeleiding, …

Juridisch gezien is een ontslaggesprek niet verplicht, maar het is natuurlijk wel de meest menselijke manier om je werknemer op de hoogte te brengen van de stopzetting van het arbeidscontract. 

De kans is reëel dat je werknemer emotioneel – boos, verdrietig, teleurgesteld – reageert, want het gaat tenslotte om het afsluiten van een hoofdstuk in zijn/haar leven. Neem je tijd voor dit gesprek, maar rek het ook niet te lang. Bereid je goed voor zodat je tijdens het gesprek niets vergeet. En leg in heldere taal uit wat je tot deze beslissing heeft geleid. 

Hierna stuur je een ontslagbrief, per aangetekende zending, waarin je ook de begindatum en de duur van de opzegtermijn vermeldt.

Meer tips voor een ontslaggesprek? Dit zijn de do’s-and-don’ts.

Een werknemer die ontslagen wordt, heeft het recht om de redenen voor ontslag schriftelijk op te vragen. Om die reden stel je best meteen een ontslagdossier samen. Verzamel hierin alle schriftelijke verwittigingen, notities van evaluaties en andere zaken die relevant zijn in het kader van het ontslag.

Dergelijke dossieropbouw voor ontslag is evenwel niet verplicht in de volgende gevallen:

• Ontslag van uitzendkrachten of jobstudenten

• Ontslag van een medewerker die minder dan zes maanden bij je onderneming werkte

• Collectief ontslag om economische reden

Bij het stopzetten van het arbeidscontract, moeten werknemer en werkgever een bepaalde opzegtermijn respecteren. Dat is de periode waarin de werknemer nog doorwerkt na de mededeling van ontslag. Die opzegtermijn bereken je op basis van de aanvangsdatum van de arbeidsovereenkomst. Deze termijn start de eerstvolgende maandag na de bepaling van de opzeg.

Belangrijk om te weten, is dat je sowieso een onderscheid moet maken tussen de gewerkte tijd vóór en na 1 januari 2014.

• Startte het contract ná 1 januari 2014?

Dan geldt het eenheidsstatuut, zowel voor arbeiders als bedienden. Je berekent de opzegperiode dan aan de hand van de periode waarin je werknemer ononderbroken in dienst was.

• Werd het contract vóór 1 januari 2014 opgesteld?

Je deelt de opzegperiode dan in twee delen: de opzeg op basis van de anciënniteit voor die datum met de oude berekening en de opzeg op basis van de anciënniteit na die datum met de nieuwe berekening. Die twee tel je dus samen.

Nog enkele aandachtspunten:

• Bepaalde afwezigheden tijdens de opzegperiode zetten de opzegtermijn tijdelijk on hold. Daar leer je alles over tijdens een e-learning bij Acerta Consult.

• Je kan ook de opzegtermijn niét uitvoeren en met andere woorden de samenwerking onmiddellijk stopzetten. In dat geval moet je wel een opzeggingsvergoeding betalen aan je werknemer.

• Let op! Als het de werknemer is die ontslag neemt, gelden er andere regels. In dat geval zal de opzegtermijn nooit langer duren dan 13 weken.

Wat ontslagdocumenten betreft, zijn er als werkgever heel wat regels te volgen. De volgende documenten moet je bezorgen aan de ontslagen medewerker:

• Werkloosheidsbewijs (C4)

Je bent als werkgever verplicht om je medewerker een C4 te bezorgen. Dit heeft de persoon namelijk nodig om zich in te schrijven als werkzoekende en om een eventuele uitkering te ontvangen. Je mag dit formulier in papieren vorm of elektronisch bezorgen.

• De fiscale fiche 281.10

Op deze fiche staat het loon, de vergoedingen voor woon-werkverkeer, de kostenvergoedingen en voordelen van alle aard. Ook deze fiche is verplicht. Dit is immers nodig voor de belastingaangifte van de ex-werknemer.

• De individuele rekening

Dit document geeft een overzicht van de gepresteerde arbeidsprestaties en lonen van het lopende kalenderjaar. Zo kan er nagegaan worden of de sociaal-juridische regelgeving nageleefd werd. Je moet dit document binnen de twee maanden na het einde van het kwartaal waarin het contract beëindigd is, aan je ex-werknemer bezorgen.

• Tewerkstellingsattest

Op dit attest staan de begin- en einddatum van de arbeidsovereenkomst en de aard van het werk. Er moet geen andere info op, tenzij je ex-werknemer dat wil. Dit document moet je enkel voorzien als je ontslagen werknemer er zelf om vraagt.

• Het vakantieattest

Ontsla je een bediende? Dan ben je verplicht om deze persoon een vakantieattest te geven. Bij een arbeider neemt de vakantiekas dit op zich. De nieuwe werkgever heeft deze info natuurlijk nodig om het recht op jaarlijkse vakantie te bepalen.

Op het vakantieattest staan twee zaken aangegeven. Enerzijds het saldo van het vakantiegeld voor het jaar dat je werknemer uit dienst gaat. Anderzijds het vervroegde vakantiegeld, namelijk de vakantierechten die je werknemer aan het opbouwen was voor het jaar na zijn of haar ontslag.

Wil je meer weten over vakantieattesten? Volg de workshop.

Alle nodige documenten vind je trouwens op Trefzeker, de online databank van Acerta.

In principe eindigt een contract van bepaalde duur op een vooraf afgesproken tijdstip. Maar sinds 2014 kan je ook dergelijk contract vroegtijdig stopzetten, mits je aan bepaalde voorwaarden voldoet. Dit moet dan wel gebeuren in de eerste helft van de looptijd van het contract en dat binnen minstens zes maanden.

Als je het contract later dan dat wil opzeggen, moet je aan de werknemer een vergoeding betalen ter waarde van de volgens het contract nog te presteren tijd. Hierop staat wel een limiet: het bedrag mag maximaal het dubbele bedragen van het loon dat overeenstemt met de opzegtermijn die zou gelden in geval van een contract van onbepaalde duur.

Bij stopzetting van een contract van bepaalde duur, moet je ook een opzegtermijn respecteren. Die bepaal je op dezelfde manier als bij een contract van onbepaalde duur. De laatste dag van de opzegperiode moet wel binnen de eerste helft van het contract vallen of de eerste zes maanden ervan.

Als je alle voorgaande zaken in orde hebt gebracht, is er nog één ding om te regelen in de ontslagprocedure: een correcte uitbetaling. Je ex-werknemer heeft namelijk recht op bepaalde vergoedingen:

Onmiddellijk uit te betalen:

• Een opzeggingsvergoeding in het geval van een onmiddellijke stopzetting van de arbeidsovereenkomst

Na afloop van de opzegtermijn uit te betalen:

• Het opgebouwde vakantiegeld

• De eventuele eindejaarspremie

• Het loon voor de gepresteerde uren tijdens de opzegtermijn

Meteen de ontslagprocedure correct aanpakken? Volg de Acerta Consult-opleiding ‘Praktijkdag Ontslag’.

Als je onderneming het financieel moeilijk heeft, kan het gebeuren dat je werknemers op tijdelijke werkloosheid moet zetten en mogelijk volgt hierop zelfs een ontslag. Tijdens de coronacrisis hadden heel wat werkgevers hiermee te maken.

Op 22 juni 2020 verscheen er dan ook een nieuwe wet in het Belgisch Staatsblad in verband met ontslagen door tijdelijke werkloosheid. Het komt er daarbij op neer dat de lopende of nieuwe opzeggingstermijn wordt geschorst voor de dagen van tijdelijke werkloosheid.

In sommige gevallen genieten werknemers van ontslagbescherming. Als werkgever kan je een ontslagverbod hebben of een verbod om bepaalde redenen.

Wanneer is een ontslagvergoeding verplicht en hoe bereken je het bedrag? Acerta vertelt je precies hoe het in elkaar zit.