Opzegtermijn berekenen bij ontslag en ontslagname

De opzegtermijn is de periode die een werkgever en werknemer moeten respecteren bij het beëindigen van de arbeidsovereenkomst. Natuurlijk wil je de offboarding correct aanpakken. Hoe de opzegtermijn berekenen? Dat hangt af van enkele factoren. Ontdek hoe je te werk gaat.

De lengte van de opzegtermijn is afhankelijk van:

a. De startdatum van de arbeidsovereenkomst:vóór 1 januari 2014 of vanaf 1 januari 2014

b. De vorm van ontslag: Ontsla jij als werkgever je werknemer? Of neemt je werknemer zelf ontslag?

Werknemers die sinds 1 januari 2014 in dienst zijn, vallen dankzij het eenheidsstatuut allemaal onder dezelfde opzegregeling. Het maakt dus niet uit of het om een bediende of arbeider gaat. Je berekent de opzegperiode aan de hand van de periode waarin je medewerker ononderbroken in dienst was. Je hanteert daarvoor de anciënniteit van het moment waarop de opzeg begint te lopen.

Voor werknemers die je vóór 1 januari 2014 in dienst nam, wordt er voor de periode vóór 1 januari 2014 wel een verschil gemaakt tussen arbeiders en bedienden. Een opzegtermijn of ontslagvergoeding simuleren? Dat kan via de opzegcalculator.

Er zijn verschillende redenen mogelijk voor ontslag. Ontdek de soorten ontslag

De berekening van de opzegtermijn verschilt naargelang het om opzegging van het arbeidscontract door de werkgever of de werknemer gaat

Voor arbeiders en bedienden die je vóór 1 januari 2014 in dienst nam, bestaat de opzegtermijn uit twee delen, als jij de arbeidsovereenkomst beëindigt:

• opzeg op basis van anciënniteit vóór 1 januari 2014, met oude opzegtermijn

• opzeg op basis van anciënniteit vanaf 1 januari 2014, met nieuwe opzegtermijn

Er geldt dus een overgangsregeling: je medewerker behoudt de opzegperiode opgebouwd vóór 1 januari 2014. En vanaf 2014 geldt de nieuwe opzegperiode.

Voor bedienden is de duur van de opzegtermijn vóór 2014 afhankelijk van het bruto-jaarloon. Voor de gewerkte periode vóór 2014 geldt een termijn van 3 maanden per begonnen periode van 5 jaar anciënniteit (bij een jaarloon tot 32.254 euro) of een termijn van 1 maand per jaar begonnen jaar anciënniteit, met een minimum van 3 maanden (bij een jaarloon > 32.254 euro). Je telt deze maanden dus op bij de opzegtermijn op basis van de gewerkte tijd vanaf 2014.

Ook voor arbeiders die je vóór 1 januari 2014 in dienst nam is de opzegperiode een optelsom volgens de anciënniteit voor en na die datum. Voor het eerste deel vallen de meeste arbeiders terug op het systeem van CAO nr. 75 of een sectorale regeling, uitgedrukt in kalenderdagen. 

Je kijkt voor dit deel naar de wettelijke, reglementaire of conventionele bepalingen zoals deze van toepassing waren op 31 december 2013. De opzegtermijn berekend volgens de nieuwe regels van het tweede deel tel je daarbij op.

Sinds 28 oktober 2023 maken we als de werknemer ontslag neemt geen onderscheid meer tussen arbeidsovereenkomsten die vóór of vanaf 2014 zijn aangevangen. Als je werknemer de samenwerking stopzet, kijken we dus enkel nog naar de ‘nieuwe’ opzeggingstermijn, die dus nooit langer dan 13 weken duurt.

Volgende opzegtermijnen gelden voor zowel arbeiders als bedienden die je in dienst nam sinds 1 januari 2014:

Sinds 28 oktober 2023 duurt de opzegtermijn van een werknemer (zowel arbeiders als bedienden) die de arbeidsovereenkomst met een opzegtermijn wil beëindigen, nooit langer dan 13 weken.

Als werkgever zeg je de samenwerking op via een aangetekend schrijven of gerechtsdeurwaardersexploot. De opzeg van je werknemer gebeurt eveneens via aangetekend schrijven of gerechtsdeurwaardersexploot, maar hij mag het geschrift ook persoonlijk aan jou overhandigen. 

De wijze en het moment van kennisgeving bepalen wanneer de opzegtermijn ingaat: 

• Persoonlijke overhandiging ontslag

Als je werknemer het ontslag persoonlijk aan jou overhandigt, vindt de kennisgeving plaats op de dag waarop hij de opzeggingsbrief overhandigd heeft. De opzegtermijn begint op de eerste maandag die volgt op die dag van kennisgeving.

• Ontslag via aangetekende zending

Als jij als werkgever de opzeggingsbrief zelf aangetekend verstuurt, vindt de kennisgeving plaats op de derde werkdag na de datum van verzending. De opzegtermijn gaat ook dan in op de maandag die volgt op de dag van kennisgeving. Verstuur je de brief bijvoorbeeld op donderdag 2 juli? Dan is de dag van kennisgeving maandag 6 juli en dan start de opzegtermijn pas op maandag 13 juli. 

• Opzegging via deurwaardersexploot

Als de opzegging via deurwaardersexploot verloopt, valt de kennisgeving op de dag waarop de deurwaarder tekent voor bewijs van aflevering. Ook dan start de opzegtermijn op de eerste maandag die op die dag van kennisgeving volgt.

Een feestdag telt niet als werkdag. Houd daar rekening mee. Stel dat 11 november op een vrijdag valt en je wil de opzegtermijn laten ingaan op maandag 14 november, dan moet je de aangetekende brief voor het ontslag uiterlijk op dinsdag 8 november versturen.

De opzegtermijn gaat sowieso pas in op de eerstvolgende maandag na de dag van kennisgeving, wat soms dus een week later kan zijn dan je misschien wilde. Om verder te gaan op hetzelfde voorbeeld: als je de ontslagbrief op woensdag 9 november verstuurt, gaat de opzegtermijn pas in op maandag 21 november. 

Denk er ook aan dat dit ervoor kan zorgen dat de opzegtermijn wordt verlengd, omdat de anciënniteit loopt tot de officiële dag van kennisgeving.

Wil je toch de opzegtermijn laten starten op de voorziene maandag? Dan zijn er nog enkele opties:

• Als werkgever kan je de kennisgeving doen via deurwaardersexploot. In dat geval geldt de dag van betekening als de dag van kennisgeving.

• Je werknemer kan ook een deurwaarder inschakelen of zelf de kennisgeving afgeven. Jij als werkgever tekent dan voor ontvangst. De dag van ondertekening is dan de dag van kennisgeving.

Meer weten?Schrijf je in voor de e-learning ‘Schorsing van een opzegtermijn berekenen’

Tijdens de opzegtermijn heeft je werknemer het recht om met behoud van loon afwezig te zijn om te solliciteren. In de periode vóór de laatste 26 weken van zijn opzeg mag je werknemer in totaal een halve arbeidsdag per week afwezig zijn. 

Tijdens de laatste 26 weken wordt dit opgeschroefd tot één volledige arbeidsdag of twee halve dagen per week. Heeft je medewerker recht op outplacement? Dan heeft hij tijdens de hele opzegperiode ook recht op – in totaal – een volledige arbeidsdag sollicitatieverlof.

Als je werknemer zelf ontslag geeft, móét die een opzegtermijn doen, zodat jij voldoende tijd hebt om op zoek te gaan naar een vervanger. Wil je werknemer toch meteen stoppen met werken? Dan is die je een verbrekingsvergoeding verschuldigd. Die komt overeen met het loon dat je had moeten betalen tijdens de opzegtermijn. 

Het vragen van die verbrekingsvergoeding doe je best via een aangetekende brief. Houd niet zomaar het loon dat je nog moet betalen in ter compensatie. Volg steeds de juiste procedures om problemen te vermijden.

Een ontslag kan ook met onderlinge toestemming gebeuren. In dat geval kunnen jullie de arbeidsovereenkomst zonder verdere formaliteiten stopzetten. Leg het akkoord tussen werkgever en werknemer wel schriftelijk vast om eventuele toekomstige meningsverschillen te vermijden.