Zo voer je een evaluatiegesprek als werkgever. Tips bij het evalueren van je werknemers

Het traditionele, jaarlijkse evaluatiegesprek is een moment waar veel werknemers maar ook heel wat werkgevers niét naar uitkijken. Feedback op een correcte manier geven (en krijgen) is namelijk niet altijd evident. En tijdens zo’n gesprek word je daar even mee geconfronteerd. Toch is je werknemers evalueren broodnodig! We vertellen je hoe je dit het best aanpakt.

Een evaluatiegesprek is een gesprek dat je best op vooraf afgesproken tijdstippen houdt: elk jaar of elk kwartaal bijvoorbeeld. Je bespreekt dan met je werknemer hoe de voorbije periode verliep, wat er goed was, wat minder goed. Maar je staat zelf ook open voor feedback en luistert naar de visie van je medewerker. De bedoeling is namelijk om jullie samenwerking (nog) vlotter te laten verlopen.

Naast permanente evaluatie – waarbij je kort op de bal kan spelen – blijft een evaluatiegesprek nuttig om prestaties te verbeteren, om de tevredenheid van je werknemers te boosten en om te tonen dat je een wendbare organisatie bent. Het is een moment om even onder vier ogen de doelstellingen en de realiteit te vergelijken.

Tijdens het evaluatiegesprek heb je specifieke doelen zoals:

• Nagaan of de gestelde doelstellingen behaald werden

• De prestaties bijsturen en optimaliseren

• Je medewerker stimuleren en motiveren

• De talenten, drijfveren en ambities van je werknemer blootleggen

• De dialoog en het wederzijdse vertrouwen bevorderen

Het is goed als er binnen je organisatie een feedbackcultuur heerst, als er met andere woorden ruimte is voor feedback langs beide kanten. Dat bevordert de motivatie en betrokkenheid van je personeel. Eenmaal per jaar een evaluatiegesprek vragen is dan de minimumvereiste, aangevuld met functioneringsgesprekken.

Maar in feite is het nog beter om met meer regelmaat een (kort) evaluatiegesprek te voeren omdat je dan makkelijker een link kan leggen tussen oorzaak en gevolg. Je kan dan tijdig ingrijpen of aanmoedigen. En je houdt als werkgever voortdurend de vinger aan de pols.

Je wil als werkgever vanzelfsprekend niet dat het jaarlijkse evaluatiegesprek overkomt als een afrekening, waarbij je eventuele fouten uit het verleden nog even benadrukt. Beter is daarom een regelmatig feedbackmoment of evaluatiegesprek.

Acerta Consult ontwikkelde hier een methode voor: Me@MyBest©. Het gaat om een frisse aanpak voor personeelsevaluaties waarbij je een positieve blik werpt op de toekomst in plaats van een strenge blik op het verleden. Elke situatie wordt zo een opportuniteit om te leren en te groeien.

Samen met Acerta Consult  een talentgerichte performancemanagementcyclus op poten zetten? Goed idee!

info.consult@acerta.be

Een functioneringsgesprek houd je net als een evaluatiegesprek op een regelmatig tijdstip, maar het is hierbij vooral de bedoeling om aan te halen wat er verwacht wordt van je medewerker. Je kijkt vooral vooruit, terwijl je bij een evaluatiegesprek net terugkijkt op de afgelopen periode. 

Je bespreekt tijdens een functioneringsgesprek de doelen en afspraken. Je bekijkt samen welke ondersteuning, coaching of opleiding er eventueel van pas kan komen om je werknemer verder te stimuleren. Al deze afspraken kan je opnemen in een POP of persoonlijk ontwikkelingsplan.

Aan een evaluatiegesprek begin je maar best goed voorbereid, dat is handig voor jezelf als werkgever én ook voor jouw werknemer. Zo heb je een leidraad en zie je geen onderwerpen over het hoofd.

• Werk met een vragenlijst

Stel een vragenlijst op en bezorg deze ruim vóór het evaluatiegesprek aan je medewerker. Zo hebben jullie een houvast tijdens het gesprek.

• Gebruik objectieve vaststellingen

Verzamel ter voorbereiding objectieve vaststellingen en feiten van de afgelopen periode. Kijk daarbij verder dan enkel de afgelopen weken.

• Bevraag je bij anderen

Om een duidelijk beeld te krijgen van de prestaties van de medewerker is het van belang om je niet enkel te baseren op je eigen inzichten of ervaringen als werkgever. Bevraag je met behulp van een vragenlijst ook bij een aantal personen die dagelijks met deze persoon samenwerken. 

Ook teamontwikkeling is van belang. Lees er alles over.

• Geef 360°-feedback

Haal tijdens het gesprek niet enkel de werkpunten aan maar ook de sterktes en talenten van je werknemer. Appreciatie tonen is een vorm van motiveren. Dat maakt immers deel uit van het ABC-model.

Motiveer je medewerkers met een hr-beleid volgens het ABC-model

• Zorg voor een open en gemoedelijke sfeer

Je medewerker is misschien een beetje zenuwachtig voor het gesprek. In een kille of drukke ruimte wil je dus niet zitten. Houd het gesprek op een rustige plek, waar je niet gestoord wordt. En creëer een vertrouwelijke sfeer, dan kan het gesprek open verlopen. Voorzie ook voldoende tijd, zo toon je dat je zelf waarde hecht aan het gesprek.

• Vraag zelf ook naar feedback

In elke goede relatie kan je eerlijk aangeven wat de werkpunten en positieve punten zijn. Durf dus ook zelf te polsen naar wat je medewerker nodig heeft om de beste versie van zichzelf te zijn en hoe jij als werkgever daar een rol in kan spelen.

Je bent als werkgever niet verplicht om je personeel te evalueren. Ook omgekeerd kan een medewerker geen evaluatiegesprek eisen, tenzij het zo in de arbeidsovereenkomst staat. Toch doe je er goed aan om een feedbackcultuur te creëren. Je medewerkers hebben enkel baat bij een regelmatige evaluatie.  Pak het wel doordacht en positief aan.

Wil je prestaties belonen op een fiscaal vriendelijke manier? Check de voordelen van de winstpremie

Er bestaan ontzettend veel evaluatiesystemen. Je kan dus zelf kijken wat het meest geschikte systeem is voor jouw onderneming. Bij Acerta Consult zijn we er alvast van overtuigd dat je met evalueren moet mikken op evolueren. Kies voor een positieve aanpak die kadert in een bedrijfsbreed beleid om prestaties te verbeteren.