Controle van de arbeidsinspectie: wat te verwachten

Krijg je de arbeidsinspectie of sociale inspectie over de vloer om te controleren of je in orde bent met de RSZ, of je de sociale wetten respecteert en welzijn op het werk garandeert? Vroeg of laat krijgt elk bedrijf een inspecteur op bezoek. Maar net zoals bij een examen, komt het met voldoende voorbereiding ongetwijfeld goed.

Het gaat om een instantie die controles uitvoert bij bedrijven, op arbeidsplaatsen en zelfs bij derden zoals sociale secretariaten. Deze inspectiedienst omvat dan weer diverse diensten van de federale administratie die toezien op het respecteren van sociale wetten en welzijn op het werk.

De arbeidsinspectie bestaat uit de: 

• FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg

• Sociale Inspectie van de FOD Sociale Zekerheid

• Inspectie van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid

• Inspectie van de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening

Elk bedrijf kan de arbeidsinspectie op bezoek krijgen. Dat betekent niet noodzakelijk dat er een overtreding is gebeurd of dat er een klacht werd ingediend. De sociale inspectie doet ook willekeurige controles in diverse sectoren. Dat kan aangekondigd of onverwacht.

De arbeidsinspectie kondigt elk jaar trouwens flitscontroles aan in bepaalde sectoren, die vooral informatief en preventief bedoeld zijn. Toch verbaliseert de inspecteur wel bij overtredingen. In 2024 kan je de volgende flitscontroles verwachten:

• januari: grootsteden (incl. carwash)

• maart: verhuissector

• mei: transportsector

• juli: bewaking

• september: groensector

• november: bouwsector (incl. elektrotechniek en metaal)

Als werkgever altijd op de hoogte zijn van alle sociaaljuridische regels? Onze kennisbank Trefzeker boordevol up-to-date informatie op maat van je sector, komt van pas. 

En ook een opleiding om je voor te bereiden is nuttig. Schrijf je in voor de opleiding ‘Sociale inspectie op bezoek’.

Het is natuurlijk mogelijk dat het parket, een medewerker, de arbeidsauditeur, een syndicale organisatie, e.d. een melding of klacht indiende bij de arbeidsinspectie. In dat geval komt er een inspecteur bij je langs voor een controle. Wat de aanleiding ook is, sowieso worden dan al je documenten gecheckt. Denk maar aan arbeidsovereenkomsten, reglementen, uurroosters en jaarrekeningen.

Naast het controleren van je documenten, gaat de dienst nog heel wat zaken na zoals:

• Pas je de sociale wetgeving correct toe?

• Is de arbeidsveiligheid op punt?

• Gebeurt er zwartwerk?

• Zijn er inbreuken op het arbeidsreglement?

• Doe je de RSZ-aangiftes juist?

Nagaan of je met alles in orde bent, doet de sociale inspectie op diverse manieren:

• Identiteit controleren en verhoren afnemen

• Informatiedragers onderzoeken en eventueel in beslag nemen

• Bewoonde lokalen betreden (mits toestemming van de politierechtbank)

• Zonder verwittiging je bedrijf en werkplaatsen betreden bij een vermoeden dat er personen werken die onderworpen zijn aan de wetgevingen in kwestie

• Foto’s nemen en filmopnames maken

• Inlichtingen meedelen

• Zegels opleggen

• Een waarschuwing geven of een dagvaarding (Pro Justitia) opstellen

Bij een bezoek, onverwacht of niet, van de arbeidsinspectie hoef je niet meteen te panikeren. Je kan problemen en boetes vermijden door gewoon altijd voorbereid te zijn en het nodige correct te regelen. 

Onze tips!

• Stel juridisch waterdichte reglementen en documenten op die in overeenstemming zijn met de werkelijkheid.

• Ga proactief te werk en laat een audit uitvoeren door een externe expert. Dan kunnen eventuele issues nog rechtgezet worden.

Is de controle aangekondigd? Laat je dan zeker adviseren door een externe expert. Bereid ook je medewerkers voor en leg hen de vragen voor die ze kunnen verwachten.

Wanneer de inspecteur op bezoek is, antwoord dan duidelijk en to the point op de vragen. Je moet niet onnodig uitweiden of irrelevante informatie geven. Beschik je – vooral bij een onaangekondigde controle kan dit het geval zijn – niet onmiddellijk over alle gevraagde informatie, geef dat dan eerlijk aan. Vaak kan je die info nog nadien aan de inspectie bezorgen.

Als er je een pv wordt voorgelegd, onderteken die dan enkel indien het gaat om een correcte weergave van de feiten. 

Wist je trouwens dat je voor een sociale audit door onze experten een beroep kan doen op subsidies via de kmo-portefeuille?