Hoe onboarding en preboarding aanpakken?

Wil je nieuwe werknemers een vliegende start geven en snel integreren in je bedrijf? Optimaliseer dan je onboarding en zelfs je preboarding (vóór het effectieve ondertekenen van het contract). Door nieuwe talenten op een warme en professionele manier te verwelkomen, zorg je ervoor dat ze zich meteen deel van het team voelen. En dat is goed op korte én lange termijn. We bekijken de voordelen van onboarding en preboarding.

Enthousiasme en waardering tonen nog vóór de werknemer effectief aan de slag gaat, is van belang als je talent lang in je bedrijf wil houden. Het zorgt immers voor meer vertrouwen en betrokkenheid. En het toont dat je je werknemers respecteert. Het maakt daarbij trouwens niet uit of het om vaste of tijdelijke tewerkstelling gaat.

Ergens toekomen waar je niemand kent, waar je niet precies weet waar naartoe of met wie je zal spreken, … En dat op een moment dat je net graag een goede eerste indruk wil maken. Je kan je voorstellen dat de eerste werkdag voor een nieuwe werknemer best stresserend is. Jij kan door onboarding echter een deel van die stress wegnemen door vooraf duidelijk de praktische zaken aan te geven. Waar parkeren of van de bus- of tramhalte afstappen? Waar binnengaan en wie aanspreken?

Zorg dat de nodige mensen ook op de hoogte zijn van de komst van het nieuwe talent. Je wil met zijn allen even een warm welkom geven. En iets kleins op de werkplek voorzien voor de nieuwe werknemer komt altijd sympathiek over: een boeketje bloemen, een kaartje, een slinger, een gepersonaliseerde koffiemok, een notitieboek met een persoonlijke boodschap erbij, …

Zowat 30% van de nieuwe werknemers geeft er de brui aan na minder dan een jaar. Dat blijkt uit een onderzoek van Acerta. En je raadt het al: het gebrek aan of de slechte aanpak van onboarding speelt daarbij een grote rol. Je verwacht van je nieuwe werknemer dan wel dat die zijn beste beentje voorzet, maar ook jij als werkgever moet dat doen. 

In heel wat bedrijven – en dan vooral in kleinere organisaties – blijken het onthaal en de begeleiding in de eerste maanden erg tegen te vallen. En dat komt voor nieuwe werknemers over alsof personeel niet erg gewaardeerd wordt, alsof er geen tijd wordt genomen om mensen in te werken, alsof inzet niet geapprecieerd wordt, enzovoort. Soms is het takenpakket zelfs niet duidelijk genoeg. Logisch dat je dan niet geneigd bent om er lang te blijven. 

Nochtans is dit hét moment om meteen een positieve toon te zetten door een aangename onboarding te voorzien. Dat is namelijk in ieders voordeel: je nieuwe werknemer voelt zich beter binnen je bedrijf, zal vlugger productief zijn én blijft langer voor je werken. Zo bespaar jij tijd en geld.

Meer tips voor onboarding? Download de e-gids

Onboarding stopt niet na de eerste werkdag. Het duurt gewoonlijk voor een werknemer een drietal maanden om zich volledig in te werken. Houd daar als werkgever rekening mee en evalueer de onboarding én eerste werkweken. Voorzie geregeld een kort gesprek om even te checken of er nog vragen of twijfels zijn. En geef op die momenten zelf wat feedback. Ook die openheid draagt bij aan een positieve bedrijfscultuur.

Je onboarding optimaliseren lukt nog beter als je gebruikmaakt van onze app, ontwikkeld in samenwerking met Talmundo. Via deze app kan je makkelijk contact houden met je nieuwe werknemers vanaf de contractondertekening tot enkele maanden na de indiensttreding. Je maakt ze via de app vlot wegwijs in je bedrijf. En je reikt ze er meteen al het nodige aan om zich te ontwikkelen tot competente en betrokken werknemers.

Beschikken over een onthaalbeleid en begeleiding voor nieuwe werknemers is in ons land verplicht. Dit past namelijk in het kader van de welzijnswetgeving. Je moet de nodige inlichtingen geven over de arbeidsvoorwaarden, de werking en structuur van de onderneming, de rollen binnen je onderneming, enzovoort. 

Je nieuwe werknemer krijgt al die info van jou, de werkgever, of van een door jou aangeduid bevoegd personeelslid. Nadien moet jij of het bevoegde personeelslid een document ondertekenen waaruit blijkt dat de nodige informatie en instructies over welzijn op het werk geleverd werden. De preventiedienst bewaart dit document.

Rekrutering en selectie achter de rug en nieuw talent gevonden? Dan zit er meestal nog wat tijd tussen het moment van het ondertekenen van het contract en de effectieve eerste werkdag. Het is goed om nuttig gebruik te maken van die periode door de nieuwe werknemer alvast (virtueel) te betrekken bij je team. Houd dus regelmatig contact.

• Deel al wat praktische info. 

• Stel de teamleden voor.

• Vertel al wat meer over de peter/meter/mentor. 

• Nodig het nieuwe talent uit voor een bedrijfsevent of een teamlunch.

Ook offboarding is van groot belang voor je employer branding én als je de deur wil openlaten voor ex-werknemers.