Omdat slecht weer vakantie kan bederven, is het begrijpelijk dat sommige werknemers hun geplande vakantiedagen willen intrekken of verplaatsen. Als werkgever ben je niet verplicht in te gaan op dat verzoek. Een werknemer heeft voor schrapping of verplaatsing van zijn vakantie jouw toestemming nodig. Andersom mag jij de toegekende vakantiedagen van je medewerker evenmin zonder overleg intrekken of verplaatsen. Wijzigingen kunnen dus enkel in onderling akkoord gebeuren.
Ons advies? Wees redelijk. Ga na in hoeverre je je medewerker kan toelaten zijn verlof later op te nemen. Had jij als werkgever al vervanging geregeld of heb je er omwille van minder opdrachten financieel belang bij dat hij zijn verlof opneemt? Dit kunnen elementen zijn die meespelen in je overweging.
Vakanties vastleggen: wat zijn de regels?
Alhoewel in heel veel gevallen vakantie individueel wordt afgesproken, gaat de regelgeving er van uit dat vakantie in de eerste plaats collectief georganiseerd moet worden. Juridisch is het in de eerste plaats aan de paritaire comités om vast te stellen wat zowel het moment is waarop vakantie genomen wordt in de sector maar ook de duurtijd van die vakantie. Het paritair comité heeft hiervoor de tijd tot 31 december van het jaar voor het jaar waarin die vakantie genomen wordt.
In realiteit leggen de paritaire comités maar zelden vakantieperioden vast. Is er geen beslissing van het paritair comité, dan is het de ondernemingsraad die kan bepalen wanneer de onderneming sluit en hoe lang. Is er geen ondernemingsraad, of nam die geen beslissing hierover, dan is het werkgever en de syndicale delegatie die dit kan afspreken. Is er geen syndicale delegatie, dan zijn het werkgever en de werknemers die tot een akkoord kunnen komen over de data waarop de onderneming collectief gesloten wordt.
Wanneer er afspraken gemaakt zijn over een collectieve sluiting wegens jaarlijkse vakantie, dan is het in principe onmogelijk om vakantie voor een afzonderlijke werknemer in te trekken. Het is het orgaan dat besliste over de collectieve vakantie, dat die afspraken ongedaan kan maken. Individuele afwijkingen zijn in de wetgeving niet opgenomen.
In zeer veel ondernemingen wordt de vakantie individueel geregeld. In dat geval moeten de werkgever en de betrokken werknemer tot een akkoord komen over het moment en de duurtijd van de vakantie. Daarbij kan de werkgever zijn wil niet opleggen aan de werknemer maar evenmin kan de werknemer zijn wil opleggen aan de werkgever. Wanneer dit niet zou lukken, kan de meest gerede partij naar de rechtbank stappen. In de praktijk lijkt dit niet zo een vaart te lopen. De rechtbank inschakelen is hoogst uitzonderlijk.
Dit akkoord kan op eender welke wijze gesloten worden. Een louter mondeling akkoord is dus voldoende. Om achteraf misverstanden en discussies te vermijden overweegt met echter toch best enige formaliteit, bijvoorbeeld een elektronisch verlofaanvraag- en goedkeuringssyteem, of een papieren vakantieaanvraagkaart die de werkgever aftekent bij goedkeuring.
Kan dat akkoord achteraf ingetrokken worden? In elk geval niet eenzijdig. De werknemer kan niet eenzijdig op die afspraak terugkomen, de werkgever evenmin. Dezelfde partijen die het akkoord over het moment en de periode van de jaarlijkse vakantie hebben vastgesteld, zijn de partijen die dit ongedaan kunnen maken. Maar zowel bij het vaststellen als bij het intrekken van de vakantie is een redelijke houding zeker aangewezen.